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6 pasos para mantener tu ERP

Sana Editorial Team
July 26, 2022
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La verdad sobre el mantenimiento del ERP

Si bien un ERP es muy poderoso cuando se implementa correctamente, hay un problema: consume mucho tiempo y, a menudo, es muy costoso, por lo que requiere capacidades internas de una empresa para tener éxito. Sin mencionar los recursos invertidos para garantizar que el ERP se mantenga bien, con verificaciones del ciclo de vida que se ejecutan cada 5 años, si no más seguido, la empresa debe dedicar constantemente tiempo y recursos para garantizar que el ERP funcione.

El mantenimiento y la implementación de un ERP han resultado ser factores críticos para todas las empresas hoy en día, desde pequeñas hasta grandes, y en prácticamente todas las industrias. Esta es la razón por la que las organizaciones invierten grandes cantidades de tiempo, dinero y recursos en la implementación de un sistema ERP, un proceso que puede llevar desde seis meses hasta poco más de un año.

Entre las tareas a mano están: planificar el ciclo de mantenimiento del ERP (específico para cada empresa), realizar copias de seguridad periódicas y garantizar que la seguridad sea de primera categoría de manera constante, e invertir en mejoras costosas o actualizaciones que están restringidas al sistema ERP desarrollado específicamente para el negocio.

Si esto suena como un gran dolor de cabeza, es porque a menudo lo es. Con tantos puntos de datos para administrar, surgen problemas. Esta es la razón por la que las empresas suelen optar por un proveedor de SaaS para mantener y actualizar su sistema ERP específico.

 

Pasos para el mantenimiento del ERP

Los pasos para el mantenimiento de ERP incluyen la gestión del rendimiento empresarial y el mantenimiento regular del software que ayuda a planificar, presupuestar, informar e incluso predecir los resultados financieros de una organización. En resumen: los sistemas ERP conectan una multitud de puntos de datos y procesos comerciales, lo que permite el flujo de datos entre ellos. Los sistemas ERP son poderosos porque eliminan la duplicación de datos y brindan integridad de datos: de ahí el título de “la única fuente de la verdad”.

Entonces, ¿cuáles son los pasos a seguir en el mantenimiento del ERP? Sigue leyendo para averiguarlo.

1. Infórmate sobre el mantenimiento de tu ERP

Parte de aprender sobre tu ERP más allá de elegir el software adecuado, es aprender a mantenerlo. Para esto, debes aprender todo sobre tu sistema, incluso familiarizarte con tu proveedor de ERP, para comprender la ruta de actualización del sistema.

En el proceso, aprenderás cómo tu software se adapta a las necesidades de tu empresa, cuáles son sus ventajas e inconvenientes y, en última instancia, cómo se alinea con tu estrategia general. De esta manera, comprenderás el espectro completo de opciones disponibles cuando se trata de elegir e implementar tu ERP, así como los pasos clave que debe seguir para garantizar que el mantenimiento del ERP funcione sin problemas.

2. Evalúa tu talento interno

¿Confías en especialistas en ERP dentro de tu departamento de TI? ¿O te has puesto en contacto con un proveedor de ERP para que se encargue de implementarlo? Dependiendo de tus respuestas, puedes evaluar si contratar especialistas en el mantenimiento del ERP o si tienes la mano de obra para cuidarlo internamente. En general, un análisis de tus capacidades internas es esencial para garantizar que los próximos pasos se den sin problemas.

3. Acuerdos de Nivel de Servicio: ¿Por qué son importantes?

Si tienes una empresa con un proveedor de ERP y deseas subcontratarle el mantenimiento, asegúrate de verificar tu acuerdo de nivel de servicio (SLA) para comprender dónde y cómo pueden ayudarte en el proceso de mantenimiento del ERP. Estos son una parte clave del proceso de contratación de servicios de mantenimiento. Busca claridad en la política de SLA, particularmente en los diferentes niveles de gravedad cuando llegan los problemas. Esto es clave para comprender qué tan rápido puede responder tu proveedor de servicios y a qué velocidad brindarán soluciones a estos problemas.

Los acuerdos de nivel de servicio evitan que el servicio de mantenimiento esté disponible para los clientes las 24 horas del día, los 7 días de la semana, pero también te protege de cargos altos a fin de mes debido a que recibes una atención especial y práctica. Al tener definiciones claras de los problemas que pueden surgir y sus niveles de urgencia, tendrás un acuerdo que te salvará de cualquier confusión o frustración en tus interacciones.

4. Planifica el ciclo de vida de tu ERP

Al considerar tu conocimiento completo sobre tu ERP, es clave comprender que las actualizaciones del sistema no deben omitirse, ya que garantizan que tu ERP esté libre de errores, sea seguro y funcione al máximo. Comprender qué versión de software usas en un momento dado y cuándo está planificada la próxima actualización te da una sensación de control y te permite explicar cualquier problema con mayor claridad, en caso de que surja alguno. Este también es un momento estratégico para evaluar tu software con cada actualización: ¿sigue siendo compatible con tus objetivos? ¿Cómo puede apoyarte mejor?

Por último, asegúrate de que tu ERP funcione con los últimos protocolos de seguridad. Esto es esencial para proteger tu negocio de los ataques cibernéticos, ya sea en las instalaciones o en la nube. Esta es una forma de asegurarte de que existen medidas de seguridad en caso de cualquier riesgo. Por eso es importante tener en cuenta los protocolos de seguridad más recientes en cada actualización que ejecute.

5. Protege tu ERP

Las revisiones del sistema son una de las mejores herramientas para que tu empresa evalúe su sistema ERP. Puedes disponer de ellas periódicamente, ya que no son tan necesarias como las actualizaciones de software. Una revisión del sistema es una verificación del estado de tu ERP, con el objetivo de evaluar la funcionalidad del sistema y abordar cualquier problema que pueda estar ralentizando el rendimiento.

Esto va a la par con las evaluaciones de actualización, como una forma para que tu empresa obtenga una visión más clara de las oportunidades de mejora o los ajustes presupuestarios necesarios para adaptarse a este cambio. Al mantener tu ERP, puedes asegurarte de que todos los procesos comerciales estén alineados y libres de errores para ejecutar tu estrategia sin problemas.

Por último, asegúrate de tener un plan para el monitoreo regular de tu sistema ERP. Tener un equipo dedicado para monitorearlo y mantenerlo internamente es una opción. También puedes elegir una solución integrada en la que acudan especialistas de vez en cuando. Esta es la opción más eficiente en términos de tiempo y presupuesto de las dos, dependiendo de tus limitaciones.

6. Mejora tu negocio con un comercio electrónico integrado al ERP

Comprender cómo optimizar tus procesos comerciales es esencial para aprovechar tu recurso más importante: el tiempo. Tu equipo y tú ya han invertido mucho tiempo, energía y dinero para configurar el ERP y asegurarse de que funcione sin problemas para tu empresa: aprovecha esta inversión integrando tu ERP con otros sistemas (como tu comercio electrónico). Hay muchas soluciones en el mercado para reducir los gastos y las operaciones en el sitio, dejando que tus equipos se concentren en formas de expandir, escalar e innovar.

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