EDI

EDI puede parecer una nueva tecnología, pero en realidad es una tecnología de los años 60.

Definición de EDI:

El intercambio electrónico de datos (EDI) consiste en la transmisión digital de datos comerciales en un formato digital estándar. Este tipo de intercambio de datos suprime la necesidad de utilizar documentos en papel.

¿Qué es EDI?

El intercambio electrónico de datos, conocido como EDI, es el intercambio digital de documentación comercial. Sustituye a cualquier forma de intercambio de documentación en papel, como el fax y el correo.

¿Cuándo nació EDI?

EDI parece ser un nuevo adelanto, pero sus inicios datan de la década de 1960, cuando los ordenadores adquirieron la capacidad de intercambiar información entre sí.

¿Cómo funciona EDI?

La aplicación EDI se conecta a tu sistema ERP. Utiliza la información almacenada en tu ERP para generar los documentos que tu empresa necesita y ayudarle a llevar a cabo sus negocios B2B.

Intercambio de datos entre ordenadores

Tal como se ha dicho, EDI reemplaza cualquier medio de comunicación en papel. El sistema logístico se conecta con el sistema de gestión de pedidos a través de la conexión EDI. Así, los documentos se intercambian automáticamente entre áreas. El tipo de documentos que pueden ser enviados a través de EDI incluye facturas, estados de envío, confirmaciones de pago, información de aduanas, etc.

Datos estandarizados de EDI

Los documentos de EDI se estandarizan y se generan en formato informático. Estos estándares eliminan las grandes diferencias entre compañías, permitiendo que sus sistemas hablen el mismo lenguaje. EDI facilita los negocios entre empresas.

¿Qué ventajas tiene EDI?

Mejora la automatización y la eficiencia

Gracias a EDI, los mensajes se envían automáticamente usando un proceso de trabajo preconfigurado y automatizando. Las empresas que utilizan EDI logran disminuir los errores manuales, con lo que ganan eficiencia en sus operaciones.

EDI favorece el ahorro de costes

Tener documentación en papel no sólo es ineficiente, también es costoso. Todos los costes derivados de impresión, almacenamiento y franqueo desaparecen con el uso del EDI. Empresas que cambian a EDI dicen que han reducido sus costes de negocio en un 35%

Aceleración del ciclo comercial

EDI estandariza los documentos en formato informático, y ya no hay necesidad de esperar días o incluso semanas al servicio postal, y las transacciones se agilizan. Ello acorta el período entre el pedido y el cobro.

¿Qué problemas plantea EDI?

Potenciar tu EDI

Si bien tener funciones estándar de EDI puede ser ventajoso, también puede ser un desafío para las empresas que buscan ampliar su negocio. Una solución EDI estándar depende de cada sector y de cada socio comercial.

Si estás tratando de posicionar a nivel internacional tu empresa, cambiar tu sector de actividad o añadir nuevos tipos de clientes para adaptarte a diferentes necesidades, es posible que debas considerar otras opciones o buscar la solución EDI más adecuada. Asegúrate, por tanto, de tu software EDI se acomode a varias reglas comerciales antes de comprarlo, puesto que expandir tu EDI para incluir nuevos sectores y cumplir con las nuevas reglas comerciales es todo un reto.

Contar con una solución ERP y de comercio electrónico tan rápido como tu EDI

Si tu EDI es capaz de enviar y procesar documentos en tiempo real, deberías asegurarte de que tu ERP y tu plataforma de comercio electrónico también puedan procesar estos datos en tiempo real. Los datos de EDI eran extraídos de tu sistema diariamente. Sin embargo, hoy en día, con las exigencias de entrega al día siguiente, necesitas procesar los datos en tiempo real en todas las áreas de tu empresa ERP, comercio electrónico y EDI.

El coste de EDI

Si bien tener un software de EDI puede contribuir al ahorro de costes y ayudar a acelerar tu ciclo comercial, también puede ser muy costoso. Poseer un software EDI es costoso y también es necesario tener un equipo de TI dedicado y con experiencia en EDI para mantenerlo.

Seguridad

A pesar de que EDI es utilizado por muchas compañías en diversos sectores, todavía existen dudas sobre su seguridad. Estas se derivan del tipo de información que se comparte entre los socios comerciales. Así que, mientras muchas compañías usan este software, otras todavía dudan en comprar EDI debido a razones de seguridad.

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