Blog

SAP ERP e-commerce: wat is het?

B2B e-commerce

Mark Göbel augustus 3, 2017

Met het SAP ERP-systeem zorg je ervoor dat iedere afdeling altijd toegang heeft tot de nodige informatie om de beste beslissingen te maken. Lees hier hoe geïntegreerde B2B e-commerce voor SAP je helpt de kracht van het ERP-systeem in te zetten voor je online verkoopkanaal.

SAP ERP is een van de belangrijkste systemen binnen je organisatie. Het systeem zorgt er namelijk voor dat je organisatie altijd zo efficiënt mogelijk blijft draaien. Afhankelijk van je sector is het de centrale plek voor het managen van cruciale bedrijfsinformatie en -structuur. Van boekhouding en bestelprocessen, tot het beheer van het toeleveringsketen, inkoopmanagement, leveranciersrelatiemanagement en nog veel meer.

De veelzijdigheid en flexibiliteit van dit ERP-systeem heeft ervoor gezorgd dat SAP tegenwoordig een marktleider is op het gebied van bedrijfssoftware. De krachtige software kan zodanig worden aangepast dat het verschillende organisaties perfect kan ondersteunen. Van middelgrote bedrijven die lokaal actief zijn, tot multinationals met complexe internationale leveringsketens.

Dit is precies waarom B2B e-commerce dat naadloos kan integreren met het SAP ERP-systeem de perfecte match is voor bedrijven die hun digitale transformatie succesvol willen inzetten.

Om dit beter te kunnen begrijpen duiken we eerst dieper in de geschiedenis van SAP als bedrijf.

De geschiedenis van SAP ERP

SAP is vandaag de dag een van de grootste spelers in de IT-wereld. De oorsprong van het bedrijf is terug te herleiden naar een andere enorme naam binnen deze sector: IBM.

In 1972 verlieten vijf IBM-medewerkers het bedrijf om hun droom waar te maken: het creëren van gestandaardiseerde, realtime software. Dit klinkt vandaag de dag misschien wat voor de hand liggend. Toendertijd was dit echter ongekend.

En zo zag SAP het licht.

Gedurende het eerste jaar van het bedrijf besteedden de vijf oprichters veel van hun tijd in de datacentra van hun eerste klanten, waar ze hun systeem ontwikkelden. Het SAP-team dompelde zich onder in een bedrijf om zo direct te kunnen leren over verschillende bedrijfsactiviteiten (goed te zien in deze video over de geschiedenis van SAP). Dit hielp SAP te begrijpen hoe ze software konden ontwikkelen die mensen zou helpen bij hun werkzaamheden.

En hun aanpak werkte: SAP RF was binnen negen maanden voltooid. Dit boekhoudingssysteem zou de hoeksteen worden van SAP R/1. Hiermee werd de eerste stap gezet naar het ERP-systeem dat tegenwoordig wereldwijd gebruikt wordt door honderdduizenden bedrijven.

Het belang van integratie

In 1975 waren SAP-gebruikers in staat het ERP-systeem voor meer dan alleen hun boekhouding te gebruiken. Het SAP RM-systeem ondersteunde nu namelijk ook voorraadbeheer, de verificatie van aankopen en factuurcontrole. Dit was allemaal mogelijk dankzij integratie: data van het ene proces was direct beschikbaar voor gebruik binnen een ander proces.

Deze realtime informatie-uitwisseling bood bedrijven ongeëvenaarde efficiëntie omdat aparte afdelingen nu tegelijkertijd toegang konden hebben tot dezelfde data. Wat voor gevolgen had dit op de werkzaamheden?

Verkoopmedewerkers kunnen in het systeem altijd de laatste voorraadniveaus inzien en er zo bijvoorbeeld voor zorgen dat er niets wordt verkocht dat niet op voorraad is. Inkopers plaatsen niet meer per ongeluk geannuleerde bestellingen omdat het systeem ze tijdig op de hoogte brengt. Kortom, er sprake van een directe afstemming over verschillende afdelingen, iets dat zeker niet mogelijk was voor de implementatie van het systeem. Doordat ze altijd toegang hebben tot de juiste informatie kunnen werknemers slimmere beslissingen te maken, efficiënter werken en aanzienlijke kosten besparen.

En dit is ook precies wat ten grondslag ligt aan de naadloze integratie van Sana Commerce en SAP.

Integratie is essentieel: voor ERP’s én B2B e-commerce

Twee essentiële factoren zorgen ervoor dat SAP realtime inzichten kan bieden aan verschillende afdelingen: realtime integratie en het feit dat het systeem functioneert als de centrale bron van informatie. Sana Commerce, onze e-commerce software geïntegreerd met SAP, gebruikt dezelfde twee elementen bij het optimaliseren van je online verkoop.

Het gebruik van ERP-informatie binnen een webshop is geen nieuw concept. Maar de software van Sana is ontstaan nadat we meerdere verzoeken kregen voor een volledig geïntegreerde e-commerce oplossing voor ERP-systemen, van SAP tot Microsoft Dynamics. Dit is natuurlijk niet zo gek: als je rekent op je verkoopmedewerkers om bestellingen te maken en plaatsen voor klanten, wil je er natuurlijk voor zorgen dat ze toegang hebben tot de meest actuele product- en voorraadgegevens.

Als je wilt dat verkopers en klanten via je webshop kunnen bestellen, wil je toch ook dat de informatie die ze zien direct uit het ERP-systeem komt? Dit wordt mogelijk met een e-commerce platform dat ontworpen is voor integratie met SAP.

E-commerce geïntegreerd met SAP: hoe werkt het?

Het ERP-systeem is complex. Er is binnen het systeem veel opgeslagen dat noodzakelijk is om ervoor te zorgen dat het B2B platform alle verkoopprocessen op de juiste manier weergeeft.

Hieronder vallen:

  • Uitgebreide en gedetailleerde productspecificaties
  • Voorraadniveaus
  • Berekeningen voor belastingen
  • Verzendkosten
  • Klantenovereenkomsten
  • Tier pricing

En nog veel meer, afhankelijk van de sector waar je actief in bent. Zulke uitgebreide informatie is over het algemeen niet direct noodzakelijk voor B2C webshops. Dus een verbinding met het ERP-systeem is hier misschien niet altijd vereist. Ondanks de consumerization van online B2B verkoop hebben professionele kopers een andere informatiebehoefte dan consumenten. Maar ook zij willen deze informatie kunnen inzien in aantrekkelijke, supersnelle, responsieve webshops.

Het is dan ook de uitdaging om veel uitgebreide informatie beschikbaar te maken in je webshop, zonder hierbij in te moeten leveren op de uitstraling of prestaties van de webshop. Er zijn verschillende manieren om dit te doen, grof te verdelen in twee categorieën: interfaced oplossingen, die hun eigen tabellenstructuur hebben en geïntegreerde oplossingen die native gebruik maakt van je ERP-informatie.

Interfaced (gekoppelde) e-commerce platformen voor SAP

Een gekoppeld of interfaced B2B platform is niet hetzelfde als een volledig geïntegreerde e-commerce oplossing.

Webshop software dat gekoppeld en dus niet volledig geïntegreerd is, is afhankelijk van meerdere verschillende verbindingen met het SAP-systeem om alle relevante bedrijfsinformatie te kunnen gebruiken. Dit is onnodig complex. Meer verbindingen betekent namelijk meer onderhoud en dit biedt daarnaast ook meer ruimte voor fouten. Dit zijn echter niet de enige nadelen van zo een soort koppeling.

Het echte probleem zit in het feit dat dit soort gekoppelde webshop software het vermogen van het ERP-systeem niet volledig weet te benutten. Zo een soort e-commerce oplossing maakt namelijk niet goed genoeg gebruik van de tijd, moeite en resources die je hebt gestopt in het SAP ERP-systeem. En ervoor zorgen dat het ERP je bedrijfsprocessen optimaal ondersteunt kost immers veel tijd en moeite.

Kies je voor een gekoppeld, stand-alone B2B e-commerce platform? Dan moet je in dit tweede systeem weer je zorgvuldig opgestelde processen weer opnieuw opzetten.

Dit betekent dat er geen duidelijke taakverdeling is, de gekoppelde e-commerce oplossing probeert hetzelfde te doen als je SAP-systeem. Dit betekent dubbel zoveel werk en dubbel zoveel onderhoud. En natuurlijk een verhoogd risico op fouten.

Vergelijk dit met het aannemen van twee verschillende mensen voor dezelfde functie. De ene persoon is sterk gespecialiseerd, zeer competent en is volledig ingesteld op de processen en behoeften van je bedrijf. De ander werknemer is breder gespecialiseerd: niet zo goed in informatieverwerking als de eerste medewerker maar wel met nuttige extra skills. Deze tweede medewerker gebruikt echter niet het werk dat de eerste medewerker al heeft gedaan. Hij of zij doet alles zelf opnieuw. En sterker nog: er zal zelfs meer hulp nodig zijn. Administratieve medewerkers die de gegevens en productinformatie moeten invoeren bijvoorbeeld.

Het resultaat: veel overbodig werk, extra loonkosten en minder dan resultaten.

Geïntegreerde e-commerce voor SAP

Een volledig geïntegreerd B2B e-commerce platform voor SAP pakt het anders aan. Dit is hoe Sana Commerce het doet.

Sana Commerce probeert niet je bedrijfsinformatie en -structuren te reproduceren voor je B2B platform. Waarom ook? SAP doet het immers al zo goed? Sana Commerce vertrouwt het SAP ERP-systeem bij het maken van alle berekeningen en het bewaren van de data. SAP blijft die ene bron van waarheid en er wordt geen dubbel werk gedaan. In plaats daarvan gebruikt Sana de informatie van het ERP-systeem en toont het in de B2B webshop.

Hier is maar een enkele verbinding voor nodig. De aansluiting van Sana Commerce wordt geïnstalleerd binnen SAP ERP. Iedere verbinding is speciaal ontworpen voor het systeem. Dit zorgt ervoor dat het de juiste taal spreekt. In dit geval is dit ABAP. Dit maakt efficiënte, realtime uitwisseling van data mogelijk. Zonder in te hoeven leveren op de prestaties van je ERP.

Of in te moeten leveren op databeveiliging. Wil je meer informatie over de manieren waarop je ervoor kunt zorgen dat je platform een goede databeveiliging heeft? Lees dan onze blog over databeveiliging voor ERP-geïntegreerde e-commerce.

Onze productexperts leggen deze verbinding als volgt uit: Wanneer een gekoppelde oplossing een bericht moet sturen naar (of ontvangen van) SAP creëert het telkens een nieuwe envelop voor ieder bericht. Een geïntegreerde oplossing daarentegen, hoeft maar één envelop te gebruiken voor meerdere berichten.

Omdat alle bedrijfsinformatie op een enkele locatie wordt opgeslagen is het niet meer nodig om binnen twee verschillende systemen hetzelfde onderhoud en dezelfde updates te doen. Hetzelfde geldt voor die ene verbinding die bij een integrated oplossing gebruikt wordt, in tegenstelling tot de verschillende verbindingen die nodig zijn om een interfaced oplossing op te zetten.

En om terug te komen op het voorbeeld van de werknemers: in plaats van een specialist en iemand die breder gespecialiseerd is die bijna hetzelfde werk doen, neem je nu twee specialisten aan die zich focussen op twee verschillende vakgebieden. De werknemer die zo goed is in informatieverwerking stuurt zijn of haar werk gewoon door naar een werknemer binnen online verkoop, die gespecialiseerd is in het bieden van de beste koopbeleving voor je klanten.

Deze duidelijke taakverdeling zorgt ervoor dat je SAP-systeem én je B2B e-commerce oplossing optimaal kunnen presteren in dat wat ze het beste doen.

Het belang van realtime

SAP wist zich vooral te onderscheiden door het feit dat het systeem realtime is. En dit is wederom iets dat terugkomt in volledig geïntegreerde e-commerce software voor SAP-systemen.

Wanneer je een e-commerce systeem implementeert is het succes hiervan afhankelijk van het kunnen bieden van een even goede ervaring als je andere kanalen, of dit nu bestellingen plaatsen via e-mail, fax is, of het bellen van je verkoopmedewerkers.

De uitdaging is dus dat je klanten voorziet van alle informatie die ze nodig hebben om het product te vinden dat ze zoeken én om de bestelling te voltooien. Alles zonder jouw hulp. Want als ze nog steeds contact op moeten nemen om een vraag te stellen kunnen ze het product natuurlijk net zo goed direct bij je verkoopmedewerker bestellen.

De informatie die zichtbaar is op je webshop moet dan ook foutloos zijn. En er moet altijd de meest actuele data getoond worden.

Er kan veel gebeuren binnen een uur. Of zelfs binnen vijf minuten. En je wilt natuurlijk niet dat je klanten teleurgesteld zijn omdat ze pas bij het afrekenen ontdekken dat hun item niet meer op voorraad is.
Terwijl jouw webshop eerst iets heel anders aangaf.

Met onze geïntegreerde webshop software voor SAP vertalen we realtime inzichten naar informatie die belangrijk is voor jou en jouw klanten. Voorraadniveaus, productinformatie, prijzen – je webshop toont altijd dezelfde informatie als die waar je verkoopmedewerkers mee werken.

Er is nog een manier waarop de directe verbinding een voordeel kan zijn binnen je bedrijf.

Men is steeds meer gericht op snelheid. Wanneer we een digitaal product bestellen kunnen we het meestal direct downloaden, of het wordt zelfs automatisch naar een apparaat naar keuze gestuurd. Ook bij fysieke producten zien we steeds vaker dat ze nog op de dag van bestelling verstuurd worden. Consumenten willen en verwachten deze snelheid. Het stroomlijnen van het proces is essentieel om aan de groeiende verwachtingen van de consument te kunnen voldoen. Hier hoort ook het verminderen van administratieve taken bij.

Zoals eerder gezegd: een geïntegreerde e-commerce oplossing voor SAP maakt de uitwisseling van informatie zo efficiënt mogelijk. Dit gaat twee kanten op. Alle informatie van de SAP wordt weergegeven in de webshop. Maar alle bestellingen die binnen komen worden ook meteen opgeslagen in het SAP-systeem. Wanneer jouw verkoopmedewerkers om 9 uur achter hun computers gaan zitten hoeven ze zich niet eerst door een inbox vol bestellingen heen te werken en alles handmatig in het ERP te zetten. Alle bestellingen bevinden zich al in het systeem en kunnen direct verwerkt worden.

Zo snel mogelijk, precies zoals je klanten het willen.

… En de impact hiervan op de performance

Wat betekent dit voor de performance van je webshop en je SAP-systeem? Je wilt je ERP natuurlijk niet belasten met een continue stroom aan informatieverzoeken.

Een goede webshop biedt niet alleen de nodige informatie maar zorgt ook voor een goede klantbeleving. Er zijn veel aspecten die hierbij meespelen. Goede productafbeeldingen en een intuïtieve navigatie bijvoorbeeld.

Maar zeker ook snelheid.

Volgens Kissmetrics verwacht 47% van de consumenten dat een webpagina binnen 2 seconden, of minder, laadt. 40% verlaat een website als het laden meer dan 3 seconden duurt. B2B bedrijven hebben hier misschien net iets meer speelruimte. Maar met de consumerization van B2B verkoop is het zeker belangrijk om deze cijfers in het achterhoofd te houden.

Niet alleen je webshop moet snel zijn. Je wilt je SAP ERP of SAP Business One systeem ook niet overbelasten. Een traag systeem vertraagt de hele organisatie en zorgt uiteraard voor frustratie.
Dus hoe zorg je ervoor dat klanten realtime inzichten krijgen in je ERP-systeem zonder dat je performance hieronder lijdt?

Tijdens de ontwikkeling van Sana Commerce hebben we dit opgelost door ervoor te zorgen dat onze geïntegreerde webshop software alleen voor de meest noodzakelijk dingen naar je ERP gaat.

Neem bijvoorbeeld productinformatie. Dit wordt één keer in bulk gedownload. Daarna wordt de informatie in de webshop alleen geüpdatet wanneer het in het SAP-systeem aangepast wordt. Er wordt dus niet continu gecheckt op updates. De aangepaste items worden opgenomen in een lijst en de lijsten worden op vooraf vastgestelde tijden geüpdatet.

Dus wanneer een klant naar een productoverzicht navigeert worden alleen de voorraadniveaus en prijsinformatie direct van het ERP-systeem opgevraagd. Dit zijn elementen die het vaakst veranderen, door andere verkopen of door klantspecifieke prijsvoorwaarden. Op deze manier bied je klanten toegang tot de juiste informatie zonder je ERP te overbelasten.

De voordelen van B2B e-commerce speciaal voor SAP: voor jou en je klanten

Het is duidelijk wat de voordelen zijn van een geïntegreerde e-commerce oplossing voor SAP in vergelijking met interfaced software. Maar hoe beïnvloedt deze ERP-gedreven benadering van online verkoop je bedrijf precies? Er zijn veel verschillende voordelen van integratie. Uit ervaring weten we dat deze voordelen het beste verdeeld kunnen worden in zes categorieën. We zullen er hier drie van bespreken.

Wil je alle voordelen ontdekken? Download dan gratis onze whitepaper over de voordelen van een geïntegreerde oplossing. We zullen hier een samenvatting geven.

De voordelen van integratie CTA

Makkelijk te gebruiken online productcatalogi

Simpele, efficiënte navigatie is essentieel voor het gebruiksgemak van iedere webshop. Maar het is vooral relevant wanneer je een groot productcatalogus hebt, zoals vaak het geval is bij B2B bedrijven als fabrikanten, groothandelaren en distributeurs. Zoeken je klanten tussen duizenden (of tienduizenden) artikelen naar een specifiek item? Dan is de navigatie van je webshop iets wat de gebruikerservaring kan maken of breken.

SAP-geïntegreerde e-commerce software gebruikt productinformatie die opgeslagen is in het ERP en kan jouw klanten zo via de snelste route naar het gewenste product leiden. Zo gebruikt Sana Commerce bijvoorbeeld producteigenschappen die opgeslagen zijn binnen het ERP om slimme filters te creëren. Op deze manier wordt het makkelijk om precies de juiste items voor je klanten te vinden.

Complexe, samengestelde producten zijn een andere grote uitdaging voor B2B verkopers. Het is natuurlijk belangrijk dat dit soort producten duidelijk weergegeven worden binnen het B2B platform. Het is namelijk belangrijk dat ze allemaal tegelijkertijd te bestellen zijn maar ook dat klanten gemakkelijk de individuele items kunnen bestellen.

ERP-integratie kan ook hiermee helpen.

Een webshop die geïntegreerd is met SAP gebruikt ERP-data om individuele producten binnen een unit te kunnen verkopen. Wanneer een klant de bestelling doet kunnen de individuele items weergegeven worden als onderdelen van een geheel. En het is daarnaast ook mogelijk om individuele items te bestellen, zonder het hele pakket te hoeven bestellen.

Ten slotte is het belangrijk dat alle relevante productinformatie uit het ERP wordt gebruikt. Dit betekent ook productafbeeldingen. Een krachtige, geïntegreerde webshop stelt je in staat dit te doen.
Dit betekent in de praktijk dat jouw klanten precies de items kunnen vinden die ze nodig hebben, zonder hiervoor je sales-team in te hoeven schakelen. Daarnaast kunnen ze hierdoor ook de webshop gebruiken om informatie op te zoeken. Ook als ze nog niet helemaal klaar zijn voor de aanschaf. Ze kunnen 24/7 bestellingen plaatsen, zonder dat ze hiervoor je verkopers nodig hebben. Je verkopenmedewerkers besteden hierdoor minder tijd aan het beantwoorden van eenvoudige vragen. En hebben dus meer tijd om de diepte in te gaan tijdens hun gesprekken met klanten.

Complexe prijsbepalingen simpel gemaakt

Prijsbepaling is een ander gebied waar B2B webshops het iets zwaarder te verduren hebben dan hun B2C tegenhangers. Dat is ook een van de krachten van een ERP-systeem zoals SAP: het stelt je in staat om rekening te houden met ingewikkelde prijsstructuren met veel verschillende variabelen.

Geïntegreerde e-commerce voor SAP gebruiken de verwerkingskracht van je ERP om ervoor te zorgen dat de prijzen in je webshop altijd kloppen, zonder deze complexe structuur op twee plekken te moeten onderhouden. Dit betekent dat je erop kunt vertrouwen dat je klanten altijd de juiste prijs zien. Of je nu gebruik maakt van tier pricing, kortingen gebaseerd op bestelwaarde, of zelfs klantspecifieke prijzen.

Niet alleen kortingen worden accuraat weergegeven: ook alle mogelijke belastingen, btw, of extra kosten zoals service- of verzendkosten.

Omdat de prijzen in je webshop altijd hetzelfde zullen zijn als de prijzen die je verkoopmedewerkers geven kunnen je klanten online bestellen zonder zich zorgen te hoeven maken over de meest voordelige prijs. Je e-commerce platform zorgt er immers voor dat hun inkoopprocessen ook online gelden, dus ook hun standaard kortingen.

Online bestelprocessen

Een webshop heeft als doel om jou en je klanten tijd te besparen. Een webshop die gebouwd is voor SAP-integratie doet hier nog een schepje bovenop, door een niveau van efficiëntie en gemak te bieden dat gewoon niet haalbaar is voor interfaced of opzichzelfstaande oplossingen.

De realtime informatie-uitwisseling tussen SAP en de webshop betekent dat klanten direct inzicht hebben in de productinformatie zoals opgeslagen binnen het ERP. Dit betekent ook dat ze hun accountinformatie kunnen inzien. En met Sana Commerce betekent dit alle data van alle bestellingen via ieder kanaal, niet alleen die van de webshop. Deze gegevens kunnen gebruikt worden om snel nabestellingen te kunnen doen. Zo komen klanten een stapje dichter bij de voordelen van een EDI, ook al zijn ze misschien nog niet klaar voor een systeem van deze grootte.

Onmiddellijke informatiebevestiging is nog iets dat mogelijk wordt met de realtime verbinding. Dit is ook mogelijk met Sana Commerce: informatie die via de webshop binnenkomt wordt vergeleken met de informatie die opgeslagen is in SAP en op deze manier ook gecontroleerd.

Dit betekent natuurlijk niet dat alle bestellingen perfect zullen zijn. Er blijft altijd een kans op menselijke fouten. Met maar een enkele klik is het bijvoorbeeld al mogelijk om de verkeerde hoeveelheid van een product te bestellen. Gelukkig stelt Sana Commerce je klanten in staat om de bestellingen die nog niet verwerkt zijn snel aan te passen, direct in de webshop. Dus ook bestellingen die buiten kantooruren gemaakt zijn kunnen gecorrigeerd worden, zonder te hoeven hopen op een beschikbare verkoper.

Nog een manier waarop de webshop de communicatie met je klanten kan verbeteren is door middel van de commentaar functie. Sana webshops tonen commentaar dat gemaakt is op order-niveau en op orderlijn-niveau. Klanten kunnen daarnaast ook hun eigen commentaar toevoegen, wat ook weer direct zichtbaar wordt in het ERP-systeem. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat je webshop al het contact tussen je verkopers en klanten elimineert. Maar waarom zou je per se moeten bellen in de gevallen dat een simpel commentaar voldoende kan zijn?

Net zoals e-commerce zelf is dit niet ontworpen om je verkoopteam overbodig te maken. Maar juist om als een extra service te dienen voor klanten waarbij deze persoonlijke aanpak niet noodzakelijk is. Of in ieder geval niet de voorkeur heeft over snelheid en gemak.

Uiteindelijk betekent het dat je minder tijd besteed aan het overzetten van bestellingen in je SAP. En wie wil dit nou niet?

Geïntegreerde e-commerce voor SAP in de praktijk

Benieuwd hoe jouw organisatie kan profiteren van geïntegreerde B2B e-commerce voor SAP? Bekijk dan de succesverhalen van onze klanten. Bijvoorbeeld het verhaal van Basiq Dental: download hier gratis hun verhaal en ontdek hoe zij hun SAP ERP hebben gebruikt als de motor voor een krachtige, gebruiksvriendelijke webshop.

 

Basiq Dental succesverhaal

Hoe bestellen makkelijk werd gemaakt voor klanten

Download hier