Blog

Hoe start je een B2B e-commerceproject: een 10-stappenplan

B2B e-commerce, E-commerce tips, Starten met e-commerce

Olivia De Beukelaer december 5, 2019

Ontdek alles wat je moet weten en doen om je B2B e-commerceproject te starten. Dit stappenplan is ideaal als je je eerste e-commercewebsite implementeert. Daarnaast is het ook een handige checklist als je een herplatformingsproject wil starten voor je huidige webshop.

Of je nou een groot of klein bedrijf bent, elke succesvolle B2B e-commerce-implementatie begint met deze 10 stappen. Ze zijn gebaseerd op de gecombineerde expertise en ervaring van onze project-, sales- en customer success managers van Sana Commerce. Lees verder om te zien wat een e-commerceprojectplan succesvol maakt en wat de beste manier is om een e-commercewebsite te starten.

Met de juiste voorbereiding staat er niks meer in de weg om een succesvolle website op tijd én binnen budget te lanceren!

1. Definieer je e-commercedoelen

Voordat je direct in je e-commerceproject duikt, vraag jezelf eerst af waarom je een webshop wil starten. Hint: omdat je concurrentie er eentje heeft, is het niet het goede antwoord!

De beste manier om je e-commerceproject te starten, is door je zakelijke behoeften en doelen te bepalen. Dit doe je door jezelf vragen te stellen als: waarom wil ik nu een e-commercewebsite starten? Wat zijn de zakelijke voordelen? Wat wil ik bereiken met een webshop? Hoe ziet e-commercesucces er voor mijn bedrijf uit? Hoe past dit in mijn bedrijfsstrategie?

Voorbeelden van e-commercedoelen zijn:

  • Stijgende omzet en/of klanten
  • Tijd vrijmaken voor sales- en supportteams
  • Lagere overheadkosten
  • Het verbeteren van een efficiënt bestelproces en verminderen van bestelfouten
  • Het verbeteren van de klantervaring

 

Hoe start je een B2B e-commerceproject: een 10-stappenplan

 

Nu je weet wat je wil bereiken, bedenk dan ook hoe je dat wil doen: definieer je e-commercestrategie. Overweeg aan wie je wil verkopen, wat je online wil aanbieden en of je wil uitbreiden naar nieuwe markten (B2B2C).

Tot slot: maak duidelijke e-commerce KPI’s (key performance indicators) die aansluiten op je doelen en strategie. Duidelijk KPI’s zorgen ervoor dat je het succes van je website kunt meten en eventuele fouten kunt opsporen. En dat terwijl je tegelijkertijd een continue focus op je e-commercedoelen hebt. Voorbeelden van KPI’s zijn: percentages van bestellingen via de webshop, gemiddelde bestelwaarde en een percentagedaling van bestelfouten. Ontdek meer B2B e-commerce KPI’s voor online sales.

“E-commerce is het meest succesvol wanneer het niet alleen aansluit bij je algehele strategie, maar als het onderdeel is van die strategie.”

— Jacco Hop | Manager Pre-Sales bij Sana Commerce

2. Focus je op de behoeften van je B2B-klanten

Je moet je niet alleen richten op je zakelijke doelen als je met e-commerce start. Ook de doelen en behoeften van je klanten zijn belangrijk. Het succes van je webshop hangt namelijk af van hun shopbehoefte en -ervaring. Jouw klanten gebruiken alleen jouw webshop als het bij hen past. Met andere woorden: het is noodzakelijk om je e-commerce plannen te baseren op je klanten. Dit betekent dat je moet weten waar ze naar zoeken en wat ze verwachten. Vervolgens moet je aan die eisen voldoen.

Plaats jezelf in de schoenen van je klanten: wat hebben ze nodig? Hoe kopen zij hun producten? Welke ervaring verwachten ze? Hun prioriteiten kunnen sterk verschillen: van 24/7 toegang tot real-time informatie tot het selecteren van verschillende betalingsovereenkomsten in de webshop. Of van transparantie over de bestelstatus tot updates over de bezorging.

Uiteraard: de beste manier om erachter te komen wat je klanten willen, is om het hen te vragen. Begin met je grootste klanten. Zorg ervoor dat je een goede mix selecteert: voeg klanten toe die groot voorstander zijn van B2B-webshops, maar ook mensen die sceptisch denken over online bestellen. Kijk vervolgens of je een gemeenschappelijke factor kunt vinden tussen al die behoeften. Lees meer informatie over het vergaren van informatie bij B2B-klanten.

 

Hoe start je een B2B e-commerceproject: een 10-stappenplan

Ontdek de top B2B e-commerce providers en opkomende trends.

3. Vorm een e-commerceprojectteam

Geef iemand de leiding over e-commerce

Voordat je start met je e-commerce-implementatie moet je een e-commercemanager hebben. Dat is iemand die de leiding neem over het project, het plan en het team. Deze persoon moet KPI’s hebben die betrekking hebben tot het e-commercesucces en de doelen. Ook moet diegene de bevoegdheid hebben om beslissingen te mogen nemen en over vaardigheden beschikken om het project vooruit te helpen. Daarnaast kan de e-commercemanager mensen samenbrengen en zorgen dat alle neuzen dezelfde kant op staan.

Bij kleine bedrijven hoeft dit geen fulltimefunctie in beslag te nemen. Wel moet het iemand die zijn die de verantwoordelijkheid neemt voor de lancering en het beheer van jouw webshop.

Verzamel teamleden van verschillende afdelingen

De e-commercemanager moet vervolgens betrokkenen van andere afdelingen samenbrengen om een e-commerceteam te vormen. Omdat e-commerce veel – of misschien zelfs alle delen – van je organisatie raakt, moet je mensen van elke afdeling samenbrengen om de benodigde informatie en talenten aan tafel te krijgen. Alle teamleden moeten begrijpen hoe e-commerce hun afdeling kan helpen, en wat zij moeten doen om e-commerce tot een succes te maken.

Afhankelijk van de grootte van je organisatie, kan een e-commerceprojectteam verschillende vormen aannemen. Grote organisaties creëren meestal interne multidisciplinaire projectteams. Deze teams voeren niet alleen het e-commerceproject uit, ze nemen ook de ondersteunende rollen op zich om een e-commercewebsite te runnen. Kleine organisaties daarentegen, vinden het moeilijker om alles te wijden aan dit soort projecten. We zien vaak dat teamleden het werk omtrent de e-commercewebsite naast hun eigen verantwoordelijkheden doen. Maar zolang iedereen het project serieus neemt, en de juiste middelen gebruikt, kunnen beide methoden tot succesvolle resultaten leiden.

Lees ons complete artikel over hoe je een succesvol e-commerceteam creëert.

Communiceer jouw e-commerceplannen en stem ze intern met elkaar af

We zien bij onze meest succesvolle klanten dat hun directie of senior management betrokken wordt bij de e-commerceprojectplannen. Ook begrijpen zij het werk dat hiervoor nodig is. Inderdaad, e-commerce is het meest succesvol wanneer je het onderdeel maakt van een bredere bedrijfsstrategie. Dat betekent dus dat je commitment van bovenaf moet hebben. In de ideale wereld moet jouw e-commerceteam een mandaat van het management krijgen om beslissingen tijdens elke fase van het e-commerceproject te mogen doen. Dit voorkomt vertragingen bij de lancering.

 

Hoe start je een B2B e-commerceproject: een 10-stappenplan

 

4. Communiceer jouw e-commerceplannen en stem ze intern met elkaar af

Om jouw e-commerceproject tot een succes te maken, zijn interne ondersteuning en afstemming belangrijk. Zorg ervoor dat je hele organisatie betrokken wordt bij jouw plannen en dat iedereen de voordelen begrijpt. Eigenlijk wil je elke afdeling en stakeholder betrekken vanaf de eerste fase. Zo weet je zeker dat iedereen zich van het begin gehoord voelt.

Verandering zorgt voor bezorgdheid en weerstand. Het is dus jouw verantwoordelijkheid om elke afdeling in te lichten over de voordelen van e-commerce. Benadruk hierbij de voordelen die relevant zijn voor de betreffende stakeholder. Zorgt het voor meer inkomsten? Helpt het om nieuwe markten te bereiken? Helpt het om IT-processen soepeler te laten lopen, met minder fouten? Zal het tijd schelen voor sales- en supportteams zodat zij zich kunnen focussen op grotere deals en klanten? Lang verhaal kort: communiceer wat men eraan heeft en stel gemeenschappelijke doelen.

Bekijk meer tips over hoe je interne weerstand bij het lanceren van een webshop overwint.

Vergeet bovendien de externe stakeholders niet! Misschien heb je een externe ERP- of hostingpartner? Of werk je met een IT- of ontwerpbureau? Zorg ervoor dat je ook de e-commerceplannen- en doelen met hen afstemt.

“Onze meest succesvolle klanten stemmen alles intern en extern met elkaar af. Ze hebben een toegewijd persoon die het mandaat van management heeft en over de vaardigheid beschikt om mensen samen te brengen. En ze zijn begonnen: ze bleven niet praten, maar kwamen in actie.”

— Robert Pennings | Customer Success Manager bij Sana Commerce

5. Specificeer je e-commerceproductvereisten (MVP)

Denk erover na wat je met je e-commercewebsite wil. Start met het vaststellen van je must-haves. Met andere woorden: denk na over de minimale features en functies die nodig zijn om de klant tevreden te stellen. Dit zijn je e-commerceproductvereisten, ook wel een MVP (Minimum Viable Product) genoemd. Alleen hierna, mits je de tijd en budget hebt, kan je nadenken over andere leuke extraatjes.

Bij het definiëren van je e-commerce MVP, hou dan het volgende in je achterhoofd:

  • Het moet aansluiten bij je e-commercedoelen.
  • Neem alleen features en functies die je in het eerste jaar van je lancering gaat gebruiken.
  • Zorg ervoor dat het de veelgestelde vragen van je klanten beantwoordt.
  • Wees realistisch over hoeveel je kunt bereiken met je interne middelen. Bijvoorbeeld: wil je videocontent, ga dan eerst na of je over de mogelijkheden beschikt (of de middelen om een externe in te huren) om dit te realiseren.
  • Zorg dat je optimaal gebruik maakt van de features en functies van je e-commerceplatform, voordat je naar duurdere en complexe aanpassingen gaat kijken.

Zodra je je eerste e-commerce MVP hebt gelanceerd, kan je gaan testen en feedback van klanten en interne betrokken verzamelen. Alleen dan kom je erachter elke aanvullende functies en aanpassingen je echt nodig hebt, en met welke je zonder kan.

Leid je productvereisten met e-commerce user stories

Een manier om een uitgebreide MVP voor e-commerce te ontwikkelen, is door met user stories (gebruikersverhalen) te werken. User stories helpen je om de verschillende stappen en customer journeys (de klantreis) van de bezoeker te definiëren. Ze zijn geschreven vanuit het perspectief van de gebruiker, waaronder je klanten, maar ook voor eventuele verkoop- of supportteams die mogelijk de webshop gebruiken. User stories moet je opsplitsen in zo klein mogelijke stappen.

Het aantal e-commerce user stories dat je nodig hebt, hangt af van de grootte van het project. Als je bijvoorbeeld klanten niet online laat betalen, dan hoef je hier ook geen user story voor aan te maken. Maar wanneer je klanten offertes wil sturen, hen bestellingen laten volgen of verkopers de mogelijkheid bieden om via de webshop te bestellen, dan moet je hiervoor individuele user stories aanmaken.

Als je de user stories hebt beschreven, vertaal deze dan naar e-commerce features en functies dat aan de behoeften van die gebruikers voldoen. Hou er rekening mee dat de gebruiker elke stap gemakkelijk kan uitvoeren. E-commerce user stories zijn bovendien ideale richtlijnen om je website te testen, omdat je elke klantstroom die getest moet worden, al beschreven hebt.

 

Hoe start je een B2B e-commerceproject: een 10-stappenplan

 

6. Maak je content gereed voor je e-commercewebsite

Content is een ondergeschoven kindje. Veel bedrijven die met hun eerste e-commercewebsite starten, onderschatten dit. Productbeschrijvingen, het verhaal van de organisatie, de look-and-feel, de afbeeldingen, de structuur en de categorieën: er is een hoop content nodig voordat je je website kunt lanceren.

Je moet jezelf dus voorbereiden om je website te structureren en te vullen. Denk na over welke producten je gaat verkopen. Bepaal de structuur en de hoofd- en subcategorieën. Controleer of je voor elk product afbeeldingen hebt en of ze van goede kwaliteit zijn. Misschien moet je ook nog technische materialen maken die je klanten bijvoorbeeld nodig hebben om hun producten te installeren.

Kies je voor een e-commerceplatform dat een directe integratie heeft met je ERP-systeem en/of een PIM-systeem, dan kan je automatisch de productbeschrijvingen en afbeeldingen inladen. Dat scheelt je al een hoop tijd. Let er wel op dat je je ERP-gegevens of PIM-content moet opschonen. Zo zorg je ervoor dat bijvoorbeeld de productnamen die jij gebruikt ook duidelijk en bruikbaar zijn voor jouw webshop.

“Toewijding maakt het verschil voor een succesvol e-commerceproject. Mijn meest succesvolle klanten hebben een toegewijd projectteam, interne middelen, duidelijke doelen & verantwoordelijkheden en een vaste tijdlijn.”

— Melanie Volkmann | Project Manager bij Sana Commerce

7. Maak een tijdlijn voor je project

Hoelang duurt mijn e-commerceproject?

Het kan moeilijk zijn om een tijdlijn te voorspellen voor je e-commerceproject, zeker als dit je eerste website is. Een tijdlijn is afhankelijk van je leverancier en de oplossing die je kiest, net als de tijd die je intern nodig hebt om je webshop te configureren.

Met ons kant-en-klare Sana Commerce product denken we dat het mogelijk is om binnen twee tot drie maanden, vanaf de aankoop, live te gaan met e-commerce. Dit is inclusief de implementatie van de webshop, net als de configuratie door de klant. Maar eventuele aanpassingen moeten wel afzonderlijk worden geëvalueerd. Als je rekening houdt met de tijd die je nodig hebt voor onderzoek, je eisen specificeert en e-commerceleveranciers benadert, denken we dat een livegang van negen maanden (van onderzoek tot lancering) een realistische schatting is.

Er kunnen ook andere factoren de snelheid van je tijdlijn beïnvloeden (zowel positief als negatief). Dat zijn onder andere factoren die je intern kunt beheren. De twee factoren die het meest van invloed zijn op de lanceringsdatum zijn het besluitvormingsproces en jouw beschikbare middelen.

Het besluitvormingsproces

Het besluitvormingsproces zorgt meestal dat je deadline uitloopt. Zeker in de laatste fase van het proces, wanneer het aankomt op de kleine details, krijg je te maken met veel discussies en vertraagde beslissingen. Er zijn bedrijven die strikte processen hanteren met betrekking tot besluitvorming. Zo moet bijvoorbeeld elke beslissing door verschillende afdelingen genomen worden. Dit kan de implementatie van e-commerce vertragen.

Hoe kan je dit voorkomen? Zoals we eerder vermelden, moet je ervoor zorgen dat betrokkenen van het e-commerceproject het mandaat hebben om beslissingen te nemen. Ze moeten bevoegdheid hebben van het senior management om het project op rit te houden.

Jouw interne middelen

Een ander belangrijke factor dat de lancering kan versnellen of vertragen, is de tijd die je nodig hebt om intern klaar te zijn. Tijdens de fase van het e-commerceproject, moeten je interne middelen content creëren voor de website. Dus plan hier genoeg tijd voor in. Je hebt toegewijde mensen nodig met duidelijke verantwoordelijkheden en de juiste technische product- en contentkennis. Verwacht niet dat medewerkers dit naast hun huidige verantwoordelijkheden kunnen doen. Wanneer andere zaken voorrang krijgen, zal dat de implementatie van je e-commercewebsite vertragen.

Het definiëren van mijlpalen en het maken van een stappenplan (een project roadmap) is een slimme manier om je e-commerceproject te monitoren. Het helpt je om vooruit te blijven gaan, terwijl je ook eventuele knelpunten kunt identificeren en aanpakken.

 

Hoe start je een B2B e-commerceproject: een 10-stappenplan

 

8. Stel een budget in voor de implementatie en het onderhoud van je B2B e-commerce

Hoeveel kost een e-commercewebsite? Daar is natuurlijk geen antwoord op. Er zijn vaste platforms die je gratis kunt gebruiken, terwijl andere miljoenen euro’s kosten. Het hangt dus af van je zakelijke eisen. Maar wat je ook kiest, je moet altijd rekening houden met het totaalbedrag aan kosten voor het bezit van een product, de total cost of ownership (TCO).

“Als je de loterij van 1 miljoen wint, moet je niet een huis voor dat bedrag kopen. Je moet geld opzijzetten voor onderhoud, belasting, een tuinman enz. Hetzelfde geldt voor je e-commerceplatform.”

— Robert Pennings | Customer Success Manager bij Sana Commerce

Zorg dat je een realistisch e-commercebudget vaststelt dat klaar is voor de toekomst. Je moet rekening houden met de initiële kosten, maar ook de licenties en onderhoudskosten. Daarnaast moet je ook budget overhouden voor je ERP-partner en (als je niet over je eigen middelen beschikt) voor eventuele design- of contentbureaus.

Maar het gaat niet alleen over de harde contanten. Denk ook na over de interne middelen of bronnen die je nodig hebt om een e-commerceplatform te lanceren. Ook dat kost namelijk geld. Hoeveel interne middelen je nodig hebt, hangt af van je bedrijf en het door jou gekozen e-commerceplatform. Sommige platforms zijn bijvoorbeeld meer geautomatiseerd dan anderen. Dus terwijl je bij het ene platform misschien een compleet team nodig hebt om bestellingen handmatig te verwerken, doet een ander platform het automatisch, waarmee je weer op interne bronnen bespaart (een van de belangrijkste voordelen van ERP-geïntegreerde e-commerce!).

Leer meer over het berekenen van e-commercekosten en de uitgaven die kunnen zorgen dat je je budget overschrijdt.

9. Maak gebruik van de projectexpertise van jouw leverancier

De softwareprovider voor je e-commerce heeft waarschijnlijk uitgebreide ervaring in B2B e-commerce-implementatie. De provider weet ook wat succesvol en minder succesvol is. Maak dus gebruik van deze ervaring!

Hoe moet ik beginnen met e-commerce? Hoe lang duurt een typisch B2B e-commerceproject? Welk budget moet ik opzijzetten voor mijn e-commercewebsite? Wie moet er in mijn e-commerceteam? Hoe zorg ik dat mijn content gereed is? Wat hebben mijn meest succesvolle klanten met elkaar gemeen? Het zijn allemaal vragen die je e-commerceprovider kan beantwoorden. Dus, zorg ervoor dat je advies op maat krijgt in elke fase van je e-commerceproject.

Bij Sana Commerce hebben we bijvoorbeeld een onboardingsprogramma voor klanten om de voorbereidingsfase van e-commerce zo soepel mogelijk te laten verlopen. Hier geven we informatie over hoe je een projectteam moet samenstellen en hoe je je content moet indelen. We bieden documentatie over user stories, RFP’s en nog meer templates en geven een overzicht van de totale eigendomskosten (TCO). Bovendien geven we handvatten bij het inschatten van de kosten voor je marketingbudget en interne middelen. We helpen je om te starten met e-commerce zodat je project een succes wordt.

We bieden ook een hoop online middelen als blogs, white papers, factsheets en e-commerceverhalen van klanten. Bekijk bijvoorbeeld onze blog over de 5 B2B e-commerceprojectfouten die je moet vermijden of deze 8 mooie voorbeelden van e-commerce.

“De klant, de partner en wij bij Sana Commerce: we zitten allemaal in hetzelfde team. We bereiken de beste resultaten wanneer we allemaal samenwerken en onszelf én elkaar verantwoordelijk houden. Ons succes is aan elkaar gekoppeld en geen enkel onderdeel is minder belangrijk dan de ander.”

— Pablo Amaya | Project Manager bij Sana Commerce

10. Waag de sprong: lanceer je e-commercewebsite!

Hoeveel voorbereiding je ook treft, je kan niet in de toekomst kijken. Net als alles in het leven, is niks echt helemaal perfect. Er komt een moment dat je gewoon moet gáán. Dus: kies een softewareprovider. Bereid je goed voor. En dan…maak de beslissing om live te gaan met je e-commerce-implementatie. Wanneer je eenmaal live bent, test je website en blijf het optimaliseren naarmate je kennis en ervaring groeit.

Meer handige bronnen en handleidingen voor je e-commerceproject

Ready to get started with e-commerce? We’ve created some useful guides and templates to help you kick start your e-commerce project:

Ben je er klaar voor om met e-commerce te beginnen? We hebben een paar handige templates gemaakt die je helpen om je e-commerceproject te beginnen. Stel potentiële leveranciers de juiste vragen met behulp van onze B2B e-commerce RFP-template, die we aanleveren met een handig leveranciersbeoordelingssysteem. Gebruik ook onze ROI-calculator om de business value van e-commerce inzichtelijk te maken voor jouw bedrijf. Ten slot: ontvang voorbeelden van user stories en creëer ze zelf voor je e-commercewebsite met onze template.

Heb je een kleine of middelgrote onderneming en wil je je eerste e-commercewebsite lanceren? Download onze MKB-handleiding om te starten met e-commerce voor meer advies op maat voor jouw bedrijf.

Hoe start je een B2B e-commerceproject: een 10-stappenplan