Blog

Zorgservice XL helpt ziekenhuizen geld besparen dankzij e-commerce

B2B e-commerce

Olivia De Beukelaer juni 2, 2017

In 2016 heeft Zorgservice XL zijn ERP-systeem en e-commerce-aanpak vernieuwd. Hun nieuwe configuratie is een krachtige combinatie van SAP en Sana Commerce, waarmee zij betere services kunnen verlenen aan de zes ziekenhuizen waarvoor het de inkoop, logistiek en facturering verzorgt. We spraken met Gani Gashi van Zorgservice XL over hoe Sana Commerce zowel zijn bedrijf als zijn klanten vooruithelpt.

Zorgservice XL: unieke inkoop- en logistieke services voor ziekenhuizen

Zorgservice XL werd opgericht in 2009 toen drie Nederlandse ziekenhuizen besloten hun krachten te bundelen voor de optimalisatie van hun inkoop- en logistieke processen. Tegen de tijd dat het eerste bedrijf besloot over te stappen naar SAP en Sana Commerce, waren twee andere ziekenhuizen al aan boord gesprongen.

Zorgservice XL is uniek in Nederland als het enige bedrijf dat het volledige logistieke proces regelt voor ziekenhuizen, van bestelling tot levering en facturering.

“Traditioneel wilden ziekenhuizen de aankoop liever intern regelen”, vertelt Gani Gashi, Manager Finance, Controlling en IT van Zorgservice XL. “Er is altijd een hechte band geweest tussen medisch specialisten en hun leveranciers, waardoor deze specialisten vaak huiverig zijn om over te stappen.”

Er valt echter veel te winnen als ziekenhuizen met elkaar samenwerken, zoals de garantie dat patiënten met dezelfde aandoeningen altijd behandeld worden met dezelfde apparatuur, ongeacht in welk ziekenhuis.

Het team van Zorgservice XL doet er alles aan om perfecte service te garanderen. “We hebben een team van professionele kopers die goed luisteren naar de specialisten en andere gebruikers binnen het ziekenhuis. We baseren onze aankopen op hun specificaties en gebruiken de input van deze specialisten om een standaard assortiment te ontwikkelen dat geschikt is voor alle ziekenhuizen die we bedienen.”

Gelaagd voor alle e-commerce eisen voor de gezondheidszorg

Zorgservice XL had al eerder een e-commerce-systeem gebruikt om de orderprocessen voor hun klanten te stroomlijnen. In 2016 beseften ze echter dat het tijd werd voor een nieuw systeem.

“De voornaamste redenen daarvoor waren de beperkingen van ons oude systeem,” legt Gashi uit. “Het systeem was moeilijk te updaten en niet meer van deze tijd. We hadden bijvoorbeeld geen goede visuele content en de online catalogus kon alleen bekeken worden als de klant vooraf exact wist welke producten en productcodes hij nodig had.”

Een gebruiksvriendelijke interface was echter niet de enige eis voor Zorgservice XL’s nieuwe e-commercesysteem, legt Gashi uit. “We zijn niet zomaar een groothandel: we zorgen ook voor de facturatie. We bieden transparantie voor kostencentra en waken voor procuratie.” De webstore omvat momenteel 1.400 actieve gebruikers, uiteenlopend van verpleegsters, assistenten en managers tot teamleiders, budgethouders en sectormanagers. En elke rol vereist zijn eigen specifieke autorisatie.

Geavanceerde e-commerce voor ziekenhuizen in de praktijk

Met al deze vereisten in gedachten ging Zorgservice XL op zoek naar een nieuwe opzet – en vonden deze in Sana Commerce. “In Sana zagen we een organisatie die up to date was met de laatste standaarden, technologieën en mogelijkheden op het gebied van e-commerce. Ook sloten zij perfect aan op onze voorkeur voor een op SAP gebaseerde backoffice.”

 

Volgens Gashi zorgt juist deze integratie van Sana met SAP ervoor dat de twee systemen elkaar zo goed aanvullen. Hierdoor laten ze Zorgservice XL optimaal gebruikmaken van de data die is opgeslagen in hun ERP. “Nu kunnen we elk van onze ziekenhuizen inzicht bieden in hun schulden, tegoeden en andere administraties. Bij andere systemen bleek dat nogal een uitdaging.”

Sana’s e-commerce oplossing voor medische artikelen bood ook de oplossing voor de optimalisatie van de online portal van Zorgservice XL voor gebruik door verschillende bezoekers: “alle autorisaties zijn aangepast op elke specifieke rol. Alle bestellingen worden gecontroleerd op procuratie en het beschikbare budget, en dankzij de link met kostencentra en administratie kunnen we voor elk ziekenhuis een perfecte weergave bieden van hun structuur en processen.”

De resultaten

Dankzij de naadloze integratie tussen Sana Commerce en SAP hebben Zorgservice XL en hun klanten hun efficiëntie over de gehele linie zien verbeteren.

“We kunnen data nu veel sneller opvragen en we kunnen er ook veel meer mee doen,” aldus Gashi. “Door die snelle toegang tot data kunnen we ons leveranciersbeheer verbeteren. Die analyses helpen ons om mogelijke tekorten te voorkomen en zo nodig van het schema af te wijken. Bovendien is het gehele proces van logistiek en aankoop geautomatiseerd en gedigitaliseerd. Het is sneller, foutloos en veel efficiënter.”

Maar de werkelijke winst voor Zorgservice XL is de optimalisering van het assortiment. “We hebben minder afzonderlijke producten, minder leveranciers en een kortere doorlooptijd met een kleinere inventaris. Dat betekent dus minder risico. We bevinden ons nu in een zeer stabiele omgeving, wat het makkelijker maakt onze doelen te bereiken.

 

En niet alleen Zorgservice XL zelf ervaart de voordelen. “Onze klanten hebben nu veel meer flexibiliteit en kunnen veel efficiënter werken dan wanneer zij zelf een interne aankoop- en logistiekafdeling zouden hebben. Daardoor kunnen ook zij verder groeien. We zijn in staat om aanzienlijke besparingen te realiseren op de operationele kosten van een ziekenhuis met een aankoopbudget van 30 miljoen euro. Ziekenhuizen die via ons inkopen besparen hierdoor jaarlijks zo’n 7 tot 15 procent.”

Wilt u net zoals ZorgserviceXL besparen op het verkoopproces?  Download dan de kostbeparingstool en krijg vandaag nog inzicht in de kosten die u kunt besparen.

e-commerce roi calculator mini cta

De toekomst van zorgservice XL’s webstore voor ziekenhuizen

De toekomst ziet er mooi uit voor Zorgservice XL. Momenteel bedienen ze zes ziekenhuizen en het is gemakkelijker dan ooit voor ze om hun klantenbestand uit te breiden.

“Het is relatief makkelijk geworden voor nieuwe ziekenhuizen om zich aan te sluiten, zoals we zagen toen het LangeLand Ziekenhuis zich aansloot in januari 2017. De gehele procedure kostte slechts zes maanden en leverde nauwelijks gedoe op. Duidelijke instructies en een goede training vooraf zorgden ervoor dat gebruikers al vertrouwd waren met het systeem en de procedures toen ze live gingen.”

Intussen verkent Zorgservice XL ook mogelijkheden om nieuwe services te bieden. Zo introduceerden ze onlangs een leveringsdienst aan individuele departementen binnen ziekenhuizen, en werken ze al weer aan de volgende stap: “We willen meer inzicht hebben in onze orders en backorders, en volgend jaar willen we een track-systeem invoeren zodat onze klanten de levering van hun bestellingen online kunnen volgen.”

Best Channel Project of the Year 2017

Dit samenwerkingsproject heeft een Channel Award gewonnen in de categorie Best Channel Project of the Year. Meer weten over de awards en de andere winnaars? Bekijk het nieuws hier.

Rekenhulp voor e-commerce-TCO

Bereken nu en bekijk waarop je kan besparen

Probeer de calculator