Definitie van een invoice management systeem
Een invoice management systeem is een online intern bedrijfssysteem dat de factuur documenten van leveranciers en verkopers beheert.
Wat is een invoice management systeem?
Een invoice management systeem, zoals de naam al aangeeft, is een online systeem dat wordt gebruikt om factuurdocumenten van verkopers en leveranciers te beheren.
Wat zijn de uitdagingen van het factuurbeheer?
Een factuurbeheerproces start wanneer de leveranciersfactuur wordt ontvangen. De factuur moet dan: geïdentificeerd, gecategoriseerd, gearchiveerd en gematcht worden met een inkooporder (PO) door de verantwoordelijke voor de bestelling. Na deze stappen wordt de factuur meestal overgedragen aan de financiële afdeling en wordt het bedrag betaald.
Om problemen te voorkomen, moeten de volgende 3 punten dubbel worden gecontroleerd:
- Mag de persoon die het product heeft besteld de bestelling plaatsen?
- Was de PO goedgekeurd door een manager?
- Kan de PO of de factuur worden gekoppeld aan een bestaand leverancierscontract?
Wat zijn de voordelen van een invoice management systeem?
- Het maakt het mogelijk om online te factureren: Met een factuurbeheersysteem kunnen bedrijven betalingen van klanten op openstaande facturen rechtstreeks via hun webwinkel accepteren. Klanten kunnen zelfs meerdere openstaande facturen tegelijkertijd online betalen.
- Het maakt het gemakkelijk: Een invoice management systeembiedt meer voordelen dan alleen de mogelijkheid voor klanten om online te betalen. Bedenk hoe vaak jouw klanten contact met je moeten opnemen door te bellen of te e-mailen om documenten op te vragen. Met dit systeem kun jij klanten toegang geven tot documentatie, oude facturen, kwitanties en bijlagen – online, 24 uur per dag, 7 dagen per week.
- Het helpt de cashflow te verhogen: Soms kan het voor het MKB (kleine en middelgrote ondernemingen) een uitdaging zijn om te voorspellen hoe hun cashflow er in de loop van de maand zal uitzien als ze de salarisadministratie, de crediteurenadministratie en andere bedrijfskosten beheren. Een factuurbeheersysteem helpt het hele proces te automatiseren en te stroomlijnen om ervoor te zorgen dat de cashflow positief blijft.
