PIM System

Definition von PIM-System:

Ein Produktinformationsmanagement-System, kurz PIM System, speichert Produktinformationen, damit diese von Webshops, Print-Katalogen, Social Media, Online-Marktplätzen und dem unternehmenseigenen ERP-System abgerufen werden können.

Was ist ein PIM System?

Ein Produktinformationsmanagement (oder PIM)-System ist der Ort, an dem alle produktrelevanten Informationen gespeichert und verwaltet werden. Dazu zählen Bilder, Videos, Kategorien, Kollektionen, Produktspezifikationen wie Zertifikate sowie Gebrauchsanweisungen.

Wie funktioniert ein PIM System?

Ein PIM System dient, zusätzlich zum ERP-System, als Single Source of Truth für Produktinformationen und -spezifikationen. Es enthält Produkt-Freigabe-Workflows mit Details dazu, wann Produkte freigegeben werden können. Es speichert Informationen wie Unternehmensrollen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten, so u. a. Vertrieb, Marketing und Produktmanager.

Das PIM System exportiert die Produktinformationen in verschiedene Kanäle, wie Webshop, Print-Kataloge, Social Media oder auf die Unternehmenswebsite.

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Was sind die Vorteile eines PIM Systems?

Der größte Vorteil des PIM Systems, den Unternehmen häufig übersehen, ist das Vorantreiben des Unternehmenswachstums. Laut Forrester „gewinnen Teams, die PIM nutzen, Kunden und erweitern ihre Märkte“. Doch es gibt noch viele weitere Gründe für den Einsatz eines PIM Systems zusätzlich zum ERP:

Unterstützt eine Omnichannel-Strategie

Ein PIM-System ist ideal für Unternehmen, die eine Omnichannel-Strategie verfolgen, da es Kunden eine nahtlose Produkterfahrung über verschiedene Kanäle hinweg garantiert. Alle Online-Produktinformationen sind standardisiert. Das heißt, dass Unternehmen nicht länger mehrere Systeme verwalten müssen, um die Konsistenz dieser Informationen zu gewährleisten.

Bietet Marketing- und Vertriebsteams rund um die Uhr Zugriff auf alle Produktinformationen

Abteilungen wie Marketing und Vertrieb wird in größeren Unternehmen kein Zugriff auf das ERP-System gewährt, das heißt, sie können Produktbeschreibungen und -spezifikationen nicht ändern. Mit einem PIM-System erhalten sie Zugriff auf diese Informationen und können Produktdaten bei Bedarf jederzeit problemlos anpassen.

Steigert die Effektivität

Daten über mehrere Systeme zu verteilen, kostet Zeit, Geld und wertvolle Ressourcen. Mit PIM sind Unternehmen in der Lage, ganz einfach über alle Kanäle auf Produktinformationen zuzugreifen und diese zu aktualisieren.

Reduziert die Produkteinführungszeit

Unternehmen, die ein PIM-System nutzen, berichten über eine Zeitersparnis von 80 Prozent, um neue Produkte erfolgreich einzuführen und zu verkaufen.

Was sind die Herausforderungen eines PIM Systems?

Zwei Systeme aufeinander abstimmen

Ein PIM- und ein ERP-System müssen aufeinander abgestimmt werden. Es ist entscheidend, dass die Produktdaten in beiden Systemen gleich sind, da andernfalls die Datenintegration nicht reibungslos verläuft.

Der Preis – PIM-Systeme kosten Geld

Die Anschaffung eines PIM Systems ist ein finanzieller Aufwand. Eine oder mehrere zusätzliche Sprachen machen die Lösung bei vielen PIM-Anbietern gleich komplexer und damit kostspieliger.

Keine Patentlösung

PIM-Lösungen sind nicht für alle Unternehmenstypen gleichermaßen geeignet. Mit PIM verbessern Sie nicht wie durch Zauberhand Ihre E-Commerce-Performance, sondern standardisieren und bereichern lediglich Ihre Produktinformationen.

Ideal ist es vor allem für Unternehmen, deren ERP-System nicht für das Verwalten von Geschäftsprozessen gemacht ist bzw. nicht mit übermäßig vielen Produktspezifikationen umgehen kann. Und auch große Unternehmen, die mit PIM ihre Omnichannel-Strategie stärken möchten, profitieren von einem PIM System.

Wie sieht die Zukunft von PIM Systemen aus?

Einheitliche Produktinformationen und -spezifikationen über alle Kanäle hinweg werden immer wichtiger und dadurch steigt die Beliebtheit von PIM Systemen. Dank Internet sind Produktvergleiche heute transparent wie nie, und Unternehmen können sich keine Fehler mehr leisten: Bietet das Online-Erlebnis nicht genügend Daten und Funktionen oder ist es nicht aktuell, wechseln Kunden in Sekundenschnelle zum nächsten Anbieter.

PIM-Systeme in Kombination mit einer Onlineshop Software

Um die im Onlineshop präsentierten Inhalte zu ergänzen, egal ob Sie eine Schnittstellen-Lösung oder eine integrierte nutzen möchten, kann eine dritte Lösung genutzt werden: eine EZ-Base oder ein PIM-System.

Ein PIM-System ist in der Lage Produktdaten direkt aus dem ERP-System zu beziehen und sie mit Vereinheitlichungen und Produktinformationen zu bereichern und zu vervollständigen. Sana Commerce überträgt dann die organisierten und einheitlichen Daten aus dem PIM-System auf die Webseite.

Als Resultat kann eine Produkt-Zielseite allumfassende Produktinformationen, einschließlich detaillierter Zeichnungen und Downloads, anzeigen und zur Verfügung stellen.

Praktische Umsetzung: PIM und Onlineshop

Wie funktioniert das Ganze in der Praxis?

Stellen Sie sich einen Großhändler vor, der Produktdaten von vielen verschiedenen Lieferanten erhält. Jeder Lieferant bietet diese Produktdaten in einem anderen Format an. Diese Daten kommen nun im Informationssystem zusammen, werden gesammelt und bekommen ein einheitliches Content-Design.

Die Produktattribute werden auf die richtigen Felder und Formate abgebildet. Wenn beispielsweise Lieferant A und Lieferant B Produktdaten über Schrauben und Bolzen senden, der eine jedoch Zoll und der andere Zentimeter nutzt, werden die Daten vereinheitlicht.

Ohne diese Vereinheitlichung wäre es nicht möglich, Produkte zu vergleichen, nach bestimmten Produktattributen zu suchen oder passende Bolzen und Schrauben zu verlinken.

Darüber hinaus können zusätzliche Informationen wie neue Bilder hinzugefügt, oder Texte angereichert werden. Videos mit Installationsanleitungen, PDF-Dateien oder technische Zeichnungen sind Elemente, die problemlos in das System hochgeladen werden können.

Der Sana-Kunde Locinox ist ein Paradebeispiel dafür, wie sich diese Verbesserungen (Nutzung eines PIM-Systems, in Verbindung mit Ihrem Dynamics- oder SAP-ERP) auf den Gewinn eines Unternehmens auswirken können:

„Dank des PIM-Systems und der E-Commerce-Plattform können wir alle unsere Produktinformationen strukturiert verwalten, ohne mehr Personal einsetzen zu müssen.“

– Mik Emmerechts | General Manager bei Locinox.

Ist es notwendig ein PIM-System zu nutzen?

Ob es notwendig ist, ein PIM-System zu nutzen hängt von zwei entscheidenden Faktoren ab:

Wollen Sie detaillierte Produktinformationen präsentieren?

Erstens sollte ein Unternehmen den Wunsch haben, seinen Kunden detaillierte Informationen zu präsentieren. Ein PIM-System zeigt nicht nur Produkt-Features sondern ebenfalls Qualitätsstandards, Instandhaltungsempfehlungen und Reparaturmöglichkeiten an.

Haben Sie einen umfangreichen Produktkatalog?

Zweitens ist ein PIM-System für Unternehmen mit einem umfangreichen Produktkatalog empfehlenswert. Allerdings reicht es in manchen Fällen vollkommen aus, eine Lösung wie die von Sana zu nutzen, mit der sie Inhalte direkt aus Ihrem ERP-System in Ihren Onlineshop laden können.

Mit Sana können Sie zusätzliche Produktinformationen wie kurze Videos oder Bilder in Ihren Onlineshop hinzufügen. Für jedes Produkt Ihrer Datenbank können zusätzliche Informationen separat gespeichert werden.

Wenn Sie allerdings über einen großen Produktkatalog verfügen, hilft ein PIM-System viel Zeit bei der Verwaltung Ihres Kataloges zu sparen. Bei mehr als 15.000 Produkte ist ein PIM-System empfehlenswert, da es Ihnen ermöglicht, Arbeitsabläufe zu Ihrem Katalogmanagement hinzuzufügen und Ihrem Katalog-Management-Team spezifische Rollen und Berechtigungen zuzuweisen.

Außerdem ermöglicht es die Verteilung dieser Produktinformationen auf verschiedene Vertriebskanäle, wie zum Beispiel den Katalog und den Onlineshop.

Sana arbeitet mit den Entwicklern von Perfion zusammen. Beide Systeme arbeiten mit den Stammdaten aus dem ERP-System und sind mit diesem integrierbar. Das bedeutet, dass weder doppelte Datensätze noch doppelte Kosten entstehen.

Sana kann natürlich ebenfalls mit jedem anderen PIM-System arbeiten und installiert werden.

ERP, Sana Commerce und PIM in der Praxis

Alle drei Systeme – ERP, Sana Commerce und PIMergänzen einander und haben unterschiedliche Zwecke:

Das ERP-System enthält und verteilt Stammdaten;

das PIM-System kreiert kategorisierten Inhalt, der für mehrere Vertriebskanäle wie Kataloge oder Onlineshops genutzt werden kann;

das Ziel von Sanas integrierter Software ist es, einen einzigartigen Onlineshop zu erstellen, in dem Ihre Kunden alles finden, was sie benötigen.

Gemeinsam bündeln diese drei Systeme alle verfügbaren und nötigen Produktinformationen und funktionieren als ein zentrales System.

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