Sistema de gestión de facturas

Definición de sistema de gestión de facturas.

Un sistema de gestión de facturas es un sistema empresarial interno en línea que gestiona los documentos de facturación de los vendedores y proveedores.

¿Cuáles son los desafíos de la gestión de facturas?

Un proceso de gestión de facturas comienza cuando recibes la factura del proveedor. Luego, la factura debe ser: identificada, categorizada, archivada y cotejada con una orden de compra por la persona responsable de la orden. Después de estos pasos, la factura generalmente se transfiere al departamento financiero y se paga la suma.

Para evitar cualquier problema, se deben verificar dos veces los 3 puntos siguientes:

  1. ¿Se le permitió a la persona que ordenó el producto hacer el pedido?
  2. ¿La orden de compra fue aprobada por un gerente?
  3. ¿Se puede vincular la orden de compra o la factura a un contrato de proveedor existente?

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¿Cuáles son los beneficios de un sistema de gestión de facturas?

  • Permite pagar facturas en línea: con un sistema de gestión de facturas, las empresas pueden aceptar pagos de clientes en facturas abiertas directamente a través de su tienda web. Los clientes pueden incluso pagar en línea varias facturas pendientes al mismo tiempo.
  • Eficiencia: tener un sistema de gestión de facturas ofrece más beneficios que simplemente permitir que los clientes paguen en línea. Piensa en la frecuencia con la que tus clientes necesitan comunicarse contigo por teléfono o correo electrónico para solicitar documentos. Con este sistema, puedes brindarles a los clientes acceso a documentación, facturas anteriores, recibos y archivos adjuntos, en línea, las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
  • Ayuda a aumentar el flujo de efectivo: a veces puede ser un desafío para las PYMES (pequeñas y medianas empresas) predecir cómo será su flujo de efectivo durante el mes mientras administran la nómina, las cuentas por pagar y otros gastos comerciales. Un sistema de gestión de facturas ayuda a automatizar y agilizar todo el proceso para garantizar que el flujo de caja se mantenga positivo.

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