Guía de integración ERP: Todo lo que necesitas saber

¿Qué es la integración ERP?

La definición de integración ERP es exactamente como suena: la integración  ERP es el proceso a través del cual una organización conecta su ERP con otro sistema o aplicación . Puede referirse a la conexión de tu ERP a una aplicación o varias. La mayoría de las empresas utilizan más de un sistema en toda la organización para administrar varios procesos comerciales. Estos procesos comerciales pueden incluir un portal en línea, CRM, EDI, PIM o incluso herramientas de análisis.

En resumen, conectar todos los puntos que una empresa aprovecha para ingresar, administrar, rastrear y generar datos significativos e importantes. Por ejemplo, un comercio electrónico es donde un visitante, prospecto o comprador solicita una demostración y/o compra un producto. Un CRM es un software que puedes usar para administrar datos de clientes  actuales y potenciales, como requisitos, punto de entrada, calidad de los clientes potenciales, posición en el canal de ventas, detalles del cliente y transacciones. Entonces, en general, también es necesario que tu software ERP se comunique con todas las demás plataformas y sincronice datos omnicanal. Eso es lo que le proporciona la integración ERP.

¿Cuáles son los beneficios de integrar tu ERP con otros sistemas?

¿Cuáles son los beneficios de integrar tu ERP con otros sistemas en tu pila tecnológica?

Única fuente de verdad

La integración de tu sistema ERP con otros sistemas en tu pila tecnológica asegura que los datos de diferentes aplicaciones, como tu comercio electrónico y CRM, permanezcan actualizados en tu software ERP. Las personas de varios equipos y departamentos tienen acceso a los datos comerciales omnicanal. Por ejemplo, el equipo de administración de inventario tendría acceso al inventario en tiempo real de productos disponibles en tu portal en línea y puede actuar de inmediato si hay escasez de productos. Además, al usar todos los datos de tu ERP para informar a otros sistemas, te aseguras de mantener una única fuente de verdad para toda la información comercial, brindando a los empleados un lugar consistente para buscar datos en caso de que haya discrepancias.

Procesos comerciales automatizados

Tu ERP alberga toda la información que hace que tu negocio funcione sin problemas: especificaciones de productos, detalles de precios, información del cliente. Todo lo que tu negocio necesita para mantener las operaciones diarias. Una gran cantidad de datos comerciales clave provienen de otras aplicaciones en tu pila tecnológica, como la gestión de información de productos (PIM), la gestión de relaciones con los clientes (CRM), la plataforma de comercio electrónico, etc. Es fundamental que estos sistemas permanezcan “en contacto” entre sí y se actualicen e informen constantemente con los mismos datos. Esto solo puede suceder integrando tu ERP con estas aplicaciones. ¿La alternativa? Entrada manual de datos. La integración de ERP te ayuda a optimizar los procesos comerciales y el flujo de trabajo en varias areas.

Datos confiables en tiempo real

Ahora sabemos que la integración de ERP automatiza los procesos comerciales y reduce la cantidad de trabajo manual necesario para la entrada de datos. Debido a esto, también sabemos que reduce el riesgo de errores y reduce las probabilidades de que los datos sean incorrectos debido a un error humano. La precisión de los datos en el software ERP aumenta como resultado de que los equipos trabajen con los datos correctos. Por ejemplo, sin la integración de ERP, el equipo de operaciones tendría que ingresar manualmente los pedidos de los clientes desde el comercio electrónico, lo cual es propenso a errores, lo que en última instancia conduce a la entrega de productos incorrectos, o hace que el personal de ventas se acerque a los clientes potenciales con requisitos incorrectos.

Mejorar las eficiencias internas

Al eliminar una de las partes del trabajo que consume más tiempo (ingresar manualmente los datos en el ERP), estás ganando tiempo que se puede invertir mejor en otras áreas del negocio. Dado que la integración de ERP hace que los datos precisos en tiempo real estén disponibles en el sistema, puedes utilizar fácilmente los datos para obtener información procesable de alto nivel y tomar decisiones que ayuden a llevar tu negocio al siguiente nivel.

Optimiza tu flujo de trabajo

La integración de tu ERP con tus principales herramientas comerciales, como la gestión de proyectos, permite la centralización de los datos relacionados con el trabajo. Esto significa que todos en la empresa podrán ver en qué están trabajando los demás, y puedes establecer niveles de prioridad para las tareas de los empleados y programar procesos. Además, saber en qué están trabajando los equipos no solo te ayudará a comprender si las actividades en curso están alineadas con los objetivos comerciales, sino también a realizar modificaciones en las tareas donde y cuando sea necesario. Por ejemplo, si le solicitaste un informe de proyecto a tu empleado, pero ves que está trabajando en una tarea de desarrollo prioritaria en un proyecto, puedes reprogramar la tarea que asignaste.

Acelerar el crecimiento del negocio

Las conversiones aceleradas en ventas significan que más visitantes del sitio web se convierten en clientes potenciales y más clientes potenciales se convierten en clientes en períodos más cortos, en comparación con lo que era antes de integrar tu aplicación ERP. La información de clientes potenciales de CRM y el comercio electrónico fluye inmediatamente al comercio electrónico, lo que permite que todos los departamentos trabajen en colaboración para satisfacer las demandas y necesidades específicas de los clientes. Cada vez más clientes potenciales se procesan de manera efectiva en menos tiempo, lo que proporciona una doble ventaja de mayor satisfacción del cliente, así como de ingresos comerciales.

Además, desde 2020 el mercado laboral se ha vuelto cada vez más competitivo. Los trabajadores calificados son más difíciles de conseguir, lo que ejerce más presión sobre los empleados existentes dentro del departamento de IT. Al integrar tu ERP, ya estás un paso más cerca de reducir la cantidad de mano de obra de IT necesaria para mantener tu pila de tecnología funcionando sin problemas.

Tipos de integración ERP

Gestión de información de productos (PIM)

La gestión de la información del producto a lo largo de la cadena de suministro no es una tarea fácil. Pero se puede hacer más eficiente y simple con un sistema de gestión de información de productos. Un sistema de gestión de información de productos (PIM) almacena y comparte información de productos con otras aplicaciones en la pila tecnológica de una organización. Los sistemas PIM se pueden integrar con tu ERP, así como con tu tienda de comercio electrónico. Tener un sistema PIM puede reducir costos y mejorar enormemente la logística a lo largo de tu cadena de suministro. Además, cuando integras tu sistema PIM con tu ERP, se beneficia de tener toda la información de tu producto disponible en un solo sistema.

Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)

La integración de CRM ERP es útil para recopilar y almacenar datos de clientes en un solo lugar. La integración de tu CRM y ERP es esencial para evitar datos aislados e información inexacta en los dos sistemas. Los sistemas CRM y ERP pueden contener información similar, si no la misma, por ejemplo, el nombre y la dirección de correo electrónico de un cliente. Cuando integras los dos sistemas, ya no necesitas ingresar esta información por separado en dos sistemas diferentes.

Comercio electrónico

El comercio electrónico integrado o e-commerce integrado , se refiere a la integración de tu ERP con tu tienda en línea. Al igual que la integración de tu CRM a tu ERP, el comercio electrónico integrado garantiza que todos los datos se almacenen y mantengan en un solo lugar, tu ERP. La conexión entre el ERP y la tienda online funciona en ambos sentidos: cualquier cambio realizado en el ERP se reflejará en tu tienda online y cualquier cambio realizado en tu tienda se reflejará en el ERP. Por lo tanto, no importa dónde se realicen los cambios, la información siempre será la misma en ambos sistemas.

Existen diferentes niveles de integración cuando se trata de comercio electrónico integrado: el tipo de integración que elijas depende en gran medida de las necesidades de tu negocio. Obtén más información sobre los diferentes tipos de integración ERP a continuación:

Mercado en línea

Un marketplace conecta a vendedores con compradores y es utilizado principalmente por las empresas para llegar a los clientes en otros lugares además de su propio comercio electrónico. Los ejemplos de marketplace disponibles incluyen Amazon, Mercado Libre, eBay, Craigslist, Etsy, etc.

La integración del marketplace  al ERP conecta tu ERP con las bases de clientes ya existentes en estos, lo que mejora el proceso de gestión de pedidos y el flujo general de información desde el marketplace elegido hasta tu ERP, y viceversa. Para obtener más información sobre la integración del una marketplace al ERP, consulta la guía completa.

Conclusión

• La integración al ERP agiliza el flujo de datos a través de múltiples sistemas o aplicaciones.
• Al integrar tu ERP, puedes crear una única fuente de verdad para todos los datos de tu empresa y de tus clientes.
• La integración ERP es beneficiosa no solo para tus equipos internos sino también para tus clientes. Es una forma escalable de aprovechar el ERP y permite capitalizar el tiempo y el dinero que ya has invertido en tu ERP.