Hoe Richa tijd bespaarde en fouten verminderde met Sana Commerce

2 FTE

tijdbesparing

Minder

vragen over voorraad

1 op 1000

foutmarge

De uitdaging

Het stroomlijnen van processen in een periode van exponentiële groei

Richa heeft de afgelopen jaren exponentiële groei meegemaakt, mede dankzij een steeds groter wordende collectie motorkleding en -accessoires. Het bedrijf biedt spullen aan in verschillende prijsklassen, van budgetbewuste beginners tot professionele motorrijders. Hoewel dit betekent dat Richa een groot scala aan klanten kan bedienen, vormt het wel een administratieve uitdaging:

We werden overspoeld met vragen over voorraad: hebben jullie dit item nog? Wanneer wordt dat item weer bijgevuld? Fax, e-mail, zelfs per telefoon – alle bestellingen die via die kanalen binnenkwamen, moesten handmatig worden ingevoerd. Dit zette onze administratie onder grote druk.

Brecht Cassiman | Key Account Manager bij Richa

De oplossing

Automatisering via een nieuwe IT-opstelling

Richa wist dat er een efficiëntere manier moest zijn om de administratie te verwerken. Daarom richtten ze zich tot hun IT-partner TCOG voor hulp. Het werd al snel duidelijk dat het tijd werd voor een nieuwe IT-inrichting.

Het bedrijf besloot om op te schalen naar Microsoft Dynamics NAV 2015. Ook hebben ze hun magazijn geprofessionaliseerd met behulp van een door TCOG ontwikkeld barcode-scansysteem. Hierdoor konden ze het maken en beheren van pakbonnen verbeteren. Maar dit zou Richa niet helpen om de informatievoorziening wat betreft de voorraad te stroomlijnen. Hiervoor had TCOG een andere oplossing: Sana Commerce, de enige oplossing die met TCOG’s modespecifieke module kon integreren.

De naadloze integratie van Sana Commerce met Dynamics NAV was veelbelovend aangezien het hele IT-landschap van Richa was gebaseerd op Microsoft Office. Maar het moest ook een hit worden met zijn netwerk van verkopers.

“Een aantal van onze klanten waren meer dan bereid om deel te nemen aan ons proefproces,” zegt Cassiman. Tijdens deze pilot groeide de webshop uit van een platform dat alleen gebruikt werd om voorraadgegevens te delen tot een uitgebreid communicatiekanaal. “We delen nieuws over nieuwe artikelen die binnenkomen. Maar we hebben ook links waar verkopers productinformatie, afbeeldingen en marketinginstrumenten kunnen downloaden”

Sana Commerce kon ook onze orderverwerking stroomlijnen. “Klanten kunnen in een productmatrix eenvoudig de stijl en grootte selecteren die ze nodig hebben en toevoegen aan hun winkelwagen,” zegt Cassiman. “En wanneer ze hun orderbevestiging ontvangen, kunnen ze meteen de juiste prijs zien, inclusief eventuele klant specifieke kortingen.”

Vroeger werkten er twee mensen full-time aan het verwerken van orders en de handmatige invoering in ons systeem. Met ons nieuwe B2B-portaal kunnen onze mensen zich richten op wat echt belangrijk is: het bieden van uitstekende klantenservice en proactieve ondersteuning.

Brecht Cassiman | Key Account Manager bij Richa

De resultaten

Tijdbesparing, minder fouten en een nieuw publiek

Sana Commerce is nu onderdeel van een nieuw naadloos geïntegreerd systeem dat Richa heeft geholpen om belangrijke verbeteringen door te voeren:

Tijdsbesparing van 2 full-time medewerkers: “Vroeger werkten er twee mensen full-time aan het verwerken van orders en de handmatige invoering ervan in ons systeem. Met ons nieuwe B2B-portaal kunnen onze mensen zich richten op wat echt belangrijk is: het bieden van uitstekende klantenservice en proactieve ondersteuning,” zegt Cassiman.
Minder vragen over voorraad: Klanten weten dat ze het antwoord op hun vragen online kunnen vinden. Dit scheelt een hoop telefoontjes en e-mailgesprekken.
Minder fouten: Het scanningsysteem dat TOCG implementeerde voorkomt veel discussies. Ook hielp het Richa de foutmarge terug te brengen van 1 op 100 naar 1 op 1000.
Kortere doorlooptijd: Deze nieuwe methode van het maken en verwerken van pakbonnen heeft ons geholpen de doorlooptijd van bestellingen te verkleinen. In plaats van tijd te besteden aan het handmatig maken van pakbonnen, worden deze nu gescand en automatisch aangemaakt. Dit versnelt het doorlooptraject met maar liefst twee dagen.
Een nieuw publiek bereiken: Alleen een nog betere dienstverlening bieden voor bestaande klanten was niet genoeg voor Richa. Naast het B2B-portaal heeft het bedrijf ook een nieuwe direct-to-consumer (D2C) webshop gelanceerd.

Wanneer klanten hun orderbevestiging ontvangen, kunnen ze direct de juiste prijs zien, inclusief eventuele klantspecifieke kortingen.

Brecht Cassiman | Key Account Manager bij Richa