Definición de Sistema de Gestión de Pedidos:
Un sistema de gestión de pedidos es un software que se encarga de la recepción y el procesamiento de los pedidos de los clientes.
¿Qué es la Gestión de Pedidos?
La gestión de pedidos es el proceso que va desde el pedido hasta el pago final, y que constituye el núcleo de cualquier empresa de comercio B2C y B2B. En pocas palabras, es el ciclo, de principio a fin, en el que se recibe y procesa un pedido de un cliente hasta su entrega. La gestión de pedidos no es un proceso aislado, sino que se lleva a cabo en, prácticamente, todos los departamentos de una empresa: desde el servicio de atención al cliente hasta el personal de almacén, pasando por el departamento de contabilidad y los socios distribuidores. Cuando se maneja con eficacia, la gestión de pedidos garantiza que el sistema funcione sin problemas mediante el uso de procesos eficientes, que permiten avanzar, satisfacer a los clientes y proteger la reputación de la empresa.
Un Sistema Complejo
La gestión de pedidos implica una serie de puntos de contacto e implicados que colaboran entre sí para que los clientes puedan pedir los productos correctos, al precio adecuado y recibirlos en el momento oportuno. El sistema de cumplimento de pedidos (como también se lo conoce) no sólo asegura que los procesos desde el pedido hasta el pago (O2C) funcionen sin problemas, sino que también ofrece a las empresas la oportunidad de crear perfiles de sus clientes y realizar un seguimiento del volumen de inventario y los registros de ventas.
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El Proceso de Gestión de Pedidos: Paso a Paso
La clave de la gestión de pedidos abarca una serie de pasos sincronizados, procesos fluidos y una comunicación constante para crear un proceso fluido desde el pedido hasta el pago. Cuanto más fluido y rápido sea el proceso, más pedidos podrá procesar la empresa y más crecerá la empresa.
Aquí tienes un resumen de cómo funciona el proceso de cumplimiento de pedidos de principio a fin:
Primer paso:
El proceso empieza cuando un cliente hace un pedido; ya sea en línea, en la tienda o por teléfono con un empleado del servicio de atención al cliente. Después, los datos del cliente se archivan, incluidos el historial de pedidos, el volumen de los mismos y las preferencias de pago. Por último, el pedido del cliente se envía al almacén.
Segundo paso:
Después, un encargado del almacén comprueba el inventario y registra el abastecimiento continuo de los proveedores. Si el stock es escaso o se agota por completo debido a un pedido grande, entonces se hará un pedido al departamento de adquisiciones.
Tercer paso:
El pedido se envía entonces al departamento de contabilidad, donde se registra como una venta en efectivo o una venta por cobrar. La venta se registra en el libro de contabilidad, se genera una factura para el cliente y se registra el pago.
Cuarto paso:
Los servicios de envío de una tercera empresa (o la propia LTL de la empresa) entregan los productos al consumidor y se cumple el pedido.
Los problemas de la Gestión de Pedidos
A mayor número de puntos de contacto e implicados en el proceso de gestión de pedidos, mayor número de dificultades para su éxito. Entre los desafíos más importantes para las empresas están los errores humanos y el retraso en el proceso, la visibilidad del inventario, los errores de transporte y la mala comunicación, que pueden afectar negativamente a la satisfacción del cliente y, en última instancia, a su fidelidad.
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La solución: Un Sistema de Gestión de Pedidos
Para poder establecer un sistema de gestión de pedidos rápido, rentable y preciso, las empresas, tanto B2C como B2B, están optando por utilizar un sistema de gestión de pedidos integrado y con capacidad de respuesta (OMS). El OMS está integrado directamente con el ERP de una empresa y está configurado para apoyar el trabajo del personal, a fin de lograr una gestión de pedidos lo más productiva y rentable posible.
Las seis ventajas clave de un Sistema de Gestión de Pedidos
Un sistema de gestión de pedidos ofrece varias ventajas importantes para las empresas, entre ellas, la transparencia en cada paso del proceso de venta, el ahorro de tiempo, la reducción al mínimo de errores humanos y una mayor precisión. Aquí tienes las seis principales ventajas de un OMS:
Automatización eficiente
Un OMS funciona automáticamente, y un sistema de procesamiento automatizado de pedidos ahorra costes en personal, disminuye el riesgo de errores humanos en la facturación y los datos de los pedidos, y ahorra tiempo a las empresas para que puedan dedicarse a crecer y a satisfacer a sus clientes. Además, mejora el nivel de seguridad sobre los datos, ya que se reduce el número de operaciones manuales.
Acceso 24/7
Las empresas pueden utilizar su sistema de gestión de pedidos en línea desde cualquier destino, lo que significa que pueden procesar los pedidos a distancia y en cualquier momento. El resultado es un mejor control de los datos, un mejor servicio al cliente y un procesamiento más eficiente de los pedidos.
Atención puesta en el crecimiento
La automatización del sistema de pedidos y pagos genera, en poco tiempo, un proceso estandarizado desde una única plataforma, lo que ahorra tiempo a la empresa y le permite recopilar y analizar datos para aprovechar la información comercial en favor de un mayor crecimiento y resolver cualquier problema.
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Gestión del inventario
El sistema de gestión de pedidos en tiempo real facilita la gestión del inventario, ya que proporciona datos en tiempo real sobre los artículos vendidos, devueltos o canjeados. Así, se evita que las empresas tengan exceso de existencias y, una vez más, se garantiza la satisfacción de los clientes.
Vista centralizada
El sistema centralizado de gestión de pedidos ofrece a las empresas una visión unificada del complejo ciclo de realización de los pedidos en el comercio electrónico y las protege frente a errores en los pedidos, la insatisfacción de los clientes o la pérdida de ingresos debido a fallos comunes, como un inventario insuficiente, una facturación incorrecta o errores de transporte imprevistos.
Información en tiempo real
Gracias a la presentación de datos en tiempo real de un OMS, las empresas pueden actuar rápidamente ante cualquier problema, en lugar de correr el riesgo de que los clientes no estén satisfechos debido a errores o retrasos. Asimismo, garantiza que los datos de productos y pagos estén actualizados, lo que permite a las empresas disponer en todo momento de información sobre el estado actual de sus negocios.
¿Por qué un Sistema de Gestión de Pedidos es importante?
Gran volumen, alta velocidad, buenas expectativas; las tres consecuencias clave del auge del comercio electrónico y las propias expectativas de los clientes en la sociedad actual, “siempre en marcha”. La difusión del comercio digital y electrónico significa que el cliente confía en poder pedir lo que desee, cuando lo desee y desde la plataforma que le convenga. En nuestro Informe de Transformación Digital 2018-19, llegamos a la conclusión de que “el número de empresas que utilizan el comercio electrónico para apoyar su transformación digital ha aumentado del 73% al 87%”, por lo que la demanda de cumplimiento del comercio electrónico nunca ha sido tan alta. Los clientes esperan poder realizar un proceso en un solo clic, y las empresas deberán hacer lo que demandan para fomentar la fidelidad y la continuidad de los negocios.
