Pepco and Sana Commerce: 20-dagen E-Commerce implementatie

100% transformatie

van de sales en go-to market strategie

20-dagen

webshop implementatietijdlijn

Real-time integratie

met Microsoft Dynamics NAV

De uitdaging

Het benutten van e-commerce voor volledige business transformatie tijdens COVID-19

Toen Pepco Sana Commerce benaderde, was hun organisatie al lang op zoek naar alternatieven voor een e-commerce oplossing voor hun bedrijf. Echter, in het licht van de COVID-19 pandemie vond Pepco de katalysator die ze zochten om hen eindelijk de sprong naar online commerce te laten maken.

Pepco besloot zich volledig te richten op de productie van handontsmettingsmiddelen: essentiële items waar op dat moment veel vraag naar was. In de hoop tegemoet te komen aan onmiddellijke, dringende behoeften tijdens een wereldwijde volksgezondheidscrisis, wilde het bedrijf zijn steentje bijdragen om de gemeenschap te helpen, maar ook om hun bedrijfsflexibiliteit aan te spreken om hun organisatie sterker dan voorheen uit een onzekere periode te helpen komen.

Maar het bedrijf had een team van back-office verkopers die al te veel orders hadden om de vraag bij te houden. Pepco realiseerde zich al snel dat ze een online kanaal nodig hadden. Omdat ze ook in staat moesten zijn om de daaropvolgende stijging van de vraag van klanten op een efficiënte, schaalbare en eenvoudige manier te beheren, besloot de organisatie te investeren in een Sana Commerce-webshop.

“We kozen voor Sana Commerce vooral vanwege de directe integratie met Dynamics NAV. Het is een aanpak die ik nog niet eerder had gezien. We wilden niet dat er een handmatig proces nodig was om de twee `{`ERP en e-commerce`}` systemen te overbruggen. We wilden een gestroomlijnd proces en het minimaliseren van handmatig werk en de kans op orderfouten. Het Sana-team kon dit leveren, in het juiste tijdsbestek, en de configuratie was eenvoudig.“

Luc Pepin | CEO van Pepco

De oplossing

Dynamics NAV-geïntegreerde e-commerce binnen 3 weken gelanceerd

Voor Pepco stond de keuze voor Sana Commerce vooral in het teken van drie belangrijke factoren: ERP-integratie, betrouwbaarheid en snelheid. Pepco had een leverancier van e-commerce-oplossingen nodig die niet alleen de efficiëntie van de processen kon verbeteren en de werkdruk van de interne teams kon helpen minimaliseren, maar ook een die binnen de recordtijd van slechts 20 dagen kon worden geïmplementeerd en gemakkelijk kon worden onderhouden. Dankzij de ERP-geïntegreerde aanpak van Sana Commerce werd dit allemaal mogelijk gemaakt.

Dit is wat het Pepco-Sana Commerce project impactvol maakte:

In één dag heeft Pepco contact opgenomen met Sana Commerce, een productdemonstratie bekeken en een contract getekend voor hun voorgestelde 20-dagen implementatieproject.
Om een 2,5-weken durende project runtime mogelijk te maken, heeft Sana Commerce aanpassingen gemaakt in hun standaard project implementatie proces, en deze gestroomlijnde versie gebruikt met Pepco.
Terwijl Sana Commerce zich richtte op de lancering van de webwinkel, was Pepco’s ERP-partner, Createch eigenaar van de Dynamics NAV ERP-installatie, bezig met het oplossen van ERP-problemen en bugs, en toonde een hoge mate van betrokkenheid bij het succes van het project: vaak was er een oplossing binnen 24 uur.

Waarom een complete business transformatie, en niet alleen een aanpassing?

Bij Pepco worden uitdagende periodes gezien als tijden die eerder een kans dan een intimiderende bedreiging vormen. Daarom was het in het licht van de COVID-19 pandemie niet goed genoeg om zich aan te passen aan hun typische manier van zakendoen. Ze wilden meer bereiken en een manier vinden om hun steentje bij te dragen aan een volksgezondheidscrisis. Over de aanpak zegt Pepin:

“Zakelijke transformatie en het nemen van risico’s zit in ons DNA. Historisch gezien kiezen we, in het licht van disruptoren of mogelijke dalingen, voor investeringen om iedereen voor te blijven: niet alleen om een moeilijke tijd te overleven, maar ook om er sterker uit te komen en de concurrentie een stapje voor te zijn”

Hij licht zijn visie op het resultaat van het project als volgt toe:

“We wilden een online winkel implementeren voor onze klanten. Toen we besloten om te switchen naar producten waar veel vraag naar was, zoals handreiniger, realiseerden we ons dat we een groter aantal bestellingen zouden zien, dus maakten we van de gelegenheid gebruik om eindelijk de investering in e-commerce te doen. De grote vraag werd een katalysator voor het project, maar nu willen we al onze producten migreren naar de online winkel, niet alleen een select aantal SKU’s.“

Luc Pepin | CEO van Pepco

De resultaten

Gestroomlijnde processen en een agile bedrijf

Het succes van de nieuwe Pepco-webshop was sterk afhankelijk van het vermogen van alle betrokken teams om: een snelle en geplande livegang / snelle time-to-market te bereiken, de algehele efficiëntie van hun bedrijf te verbeteren en sterke samenwerking, professionaliteit en probleemoplossende vaardigheden van alle teams aan te tonen.

Met Sana Commerce heeft Pepco de doelen die ze zich gesteld hadden kunnen bereiken. Het Pepco-team is blij met het werk dat het projectteam heeft verricht, evenals met de kwaliteit van de communicatie en de samenwerking.

In de loop van het project functioneerden de teams van Pepco, Sana Commerce en Createch als één samenhangende eenheid, in plaats van als drie afzonderlijke, maar samenwerkende teams. Bovendien werd niet alleen aan de verwachtingen van Pepco voldaan, maar vaak overtroffen de teams van Sana Commerce en Createch deze: vaak namen ze de extra stap om zich buiten kantooruren beschikbaar te stellen om het project op koers te houden.

“De sterke klantgerichte focus die we zagen van zowel Sana Commerce als `{`ERP-partner`}` Createch was indrukwekkend. Beide teams waren in staat om zich gedurende het hele project aan te passen aan de eisen van de klant (en eventueel noodzakelijke veranderingen) en te werken binnen een strakke tijdslijn. Als het gaat om betrouwbaarheid, communicatie en expertise, hebben beide teams hun uiterste best gedaan en dat vlekkeloos gedaan“.

Luc Pepin | CEO van Pepco