Guide d'intégration ERP : Tout ce qu'il faut savoir

Qu’est-ce que la planification des ressources d’entreprise (ERP) ?

Un logiciel de planification des ressources d’entreprise (ERP) est utilisé par les entreprises de toutes tailles pour rationaliser et automatiser leurs fonctions opérationnelles. Cela pourrait comprendre des composantes comme l’e-commerce, la gestion des relations avec la clientèle et les ressources humaines. L’attrait principal de l’utilisation d’un système de planification des ressources d’entreprise est qu’il agit comme un endroit centralisé (c.-à-d. une seule source de vérité) pour beaucoup des processus utilisés par votre entreprise. De plus, il automatise les processus qui doivent généralement être effectués manuellement. Par exemple, un ERP peut prendre les informations d’une commande et envoyer automatiquement les données financières pertinentes au programme de comptabilité de votre entreprise.

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Qu’est-ce que l’intégration ERP ?

La définition de l’intégration ERP est exactement ce à quoi vous pensez : l’intégration ERP est le processus par lequel une organisation relie son ERP à un autre système ou application. Il peut se référer à la connexion de votre ERP à une ou plusieurs applications. La plupart des entreprises utilisent plus d’un système dans toute l’organisation pour gérer divers processus opérationnels. Ces processus opérationnels peuvent inclure un portail en ligne, CRM, EDI, PIM, ou même des outils d’analyse.

Pour faire courts, il s’agit de relier tous les points qu’une entreprise utilise pour saisir, gérer, suivre et produire des données significatives et importantes. Par exemple, un portail de vente en ligne est un endroit où un visiteur remplit un formulaire, demande une démo ou achète un produit. Un CRM est un logiciel que vous pouvez utiliser pour gérer les données de contacts tels que leurs besoins, point d’entrée, qualité, position dans votre pipeline de ventes, détails des clients et des transactions. Il est donc généralement nécessaire que votre logiciel ERP communique également avec toutes les autres plates-formes et synchronise les données omnicanales. C’est ce que l’intégration ERP vous offre.

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Pourquoi intégrer votre ERP ?

Quels sont les avantages de l’intégration de votre ERP avec d’autres systèmes dans votre pile technologique?

Une seule source de vérité

Intégrer votre système(s) ERP avec d’autres systèmes de votre pile technologique garantit que les données de différentes applications, telles que votre e-commerce et CRM, restent à jour dans votre logiciel ERP. Les personnes de différentes équipes et services ont accès à des données d’affaires omnicanales. Par exemple, l’équipe de gestion des stocks aurait accès à l’inventaire en temps réel des produits disponibles dans votre portail de vente en ligne et peut agir immédiatement en cas de pénurie de produits. De plus, en utilisant toutes les données de votre ERP pour informer d’autres systèmes, vous maintenez une seule source de vérité pour tous les renseignements commerciaux – ce qui donne aux employés un endroit où aller pour obtenir des données en cas de divergence.

Des processus opérationnels automatisés

Votre ERP contient tous les renseignements qui assurent le bon fonctionnement de votre entreprise : spécifications des produits, détails sur les prix, renseignements sur les clients, etc. Tout ce dont votre entreprise a besoin pour maintenir ses activités quotidiennes. Beaucoup de données commerciales clés proviennent d’autres applications de votre pile technologique, telles que la gestion de l’information produit (PIM), la gestion de la relation client (CRM), la plateforme e-commerce, et ainsi de suite. Il est essentiel que ces systèmes demeurent « en contact » les uns avec les autres pour qu’ils se mettent constamment à jour et s’informent mutuellement avec les mêmes renseignements. Cela ne peut se faire qu’en intégrant votre ERP à ces applications. L’alternative ? La saisie manuelle des données. L’intégration ERP vous aide à rationaliser vos processus d’affaires et le flux de travail dans les différents services de votre entreprise.

Des données fiables en temps réel

Nous savons maintenant que l’intégration ERP automatise les processus opérationnels et réduit la quantité de travail manuel nécessaire à la saisie des données. Pour cette raison, nous savons également qu’il réduit le risque d’erreurs et les chances de données erronées à la suite d’erreurs humaines. L’exactitude des données dans les logiciels ERP augmente grâce aux équipes qui travaillent avec les bonnes données. Par exemple, sans l’intégration de votre ERP, votre équipe de vente devrait saisir manuellement les commandes des clients en provenance de votre plate-forme e-commerce, ce qui est sujet aux erreurs et peut entraîner la livraison des mauvais produits.

Une amélioration de l’efficacité interne

En éliminant l’une des parties les plus chronophages du travail (la saisie manuelle des données dans l’ERP), vous gagnez du temps qui peut être mis à profit sur d’autres domaines de l’entreprise. Étant donné que l’intégration ERP permet de disposer de données précises en temps réel dans votre système, vous pouvez facilement utiliser ces données pour obtenir des renseignements exploitables de haut niveau et prendre des décisions qui vous aideront à faire passer votre entreprise au niveau supérieur.

Une simplification de vos flux de travail

Intégrer votre ERP à vos principaux logiciels, comme ceux de gestion de projet, permet de centraliser vos données professionnelles. Cela signifie que tout le monde dans votre entreprise sera en mesure de voir ce sur quoi les autres travaillent, et vous pouvez établir des niveaux de priorité pour les différentes tâches des employés et plannifier de nouveaux processus. De plus, le fait de savoir sur quoi les équipes travaillent vous aidera non seulement à comprendre si les activités en cours sont conformes aux objectifs opérationnels, mais aussi à apporter des modifications à certaines tâches en fonction de vos besoins. Par exemple, si vous avez demandé un rapport de projet à votre employé, mais que vous constatez qu’il travaille à une tâche de développement prioritaire dans un autre projet, vous pouvez alors reporter la tâche que vous avez attribuée en conséquence.

Une accélération de la croissance de votre entreprise

Une accélération des ventes signifient que plus de visiteurs sur votre site web deviennent des prospects et que plus de prospects sont convertis en clients. Ces temps de conversions sont également plus courts par rapport à ce qu’ils étaient avant d’intégrer votre ERP. Les informations de votre ERP sont immédiatement transmises dans votre plate-forme e-commerce, ce qui permet à tous les services de collaborer pour répondre immédiatementaux demandes et aux besoins particuliers des clients. De plus en plus de pistes sont traitées efficacement en moins de temps, ce qui offre un double avantage : une satisfaction client et des revenus en hausse.

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Qui bénéficie de l’intégration ERP ?

Le plus gros avantage de l’intégration ERP est que tout le monde en profite. Vos employés, vos clients, vos clients potentiels, vous — tout le monde. Voici comment :

Marketing & ventes

Les employés marketing craignent parfois que leurs responsabilités changent complètement à la suite de l’intégration ERP. Un responsable marketing pourrait craindre que cette intégration ait un impact négatif sur les données liées aux revenus. Toutefois, en intégrant votre ERP à d’autres applications, votre équipe marketing bénéficiera de données plus précises et de plus de renseignements provenant d’autres services.

Comptabilité

Vos comptables auront naturellement des préoccupations au sujet de l’intégration de votre ERP. Cependant, l’intégration ERP est plus rentable à long terme. L’intégration ERP réduit le coût total de possession (TCO) puisque que les dépenses primaires rentrent dans vos coûts d’exploitation (OPEX), ce qui en fait un investissement rentable sur le long terme.

Prenons un exemple d’intégration ERP avec un site e-commerce : Un de nos clients, Moto Direct, a mis en place une boutique en ligne Sana Commerce (pour référence, nous proposons une plateforme e-commerce B2B qui s’intègre directement avec votre ERP Microsoft Dynamics ou SAP). En intégrant son ERP à son portail de vente de ligne, Moto Direct a réduit de 27% son TCO. Les entreprises peuvent commencer à réaliser des retours sur investissement presque immédiats en adotant une nouvelle stratégie numérique, ce qui signifie que votre résultat net n’a pas à être impacté par ce changement.

Vos clients

L’expérience client est primordiale de nos jours. Sur votre plateforme e-commerce ou votre portail de vente en ligne, la qualité de l’expérience en ligne que vous offrez à vos clients est le facteur déterminant dans leur décision d’acheter chez vous ou non. Dans le monde B2B, de plus en plus d’acheteurs s’attendent à avoir les mêmes expériences que dans leur vie privée. Pourtant, selon les dernières recherches, plus de 1200 acheteurs B2B ont déclaré avoir du mal à :

• Trouver le bon produit (32%)
• Trouver des informations similaires sur différents canaux d’achat (29%)
• Obtenir des données exactes sur les prix et les stocks (29%)

Avec une boutique en ligne intégrée nativement à votre ERP, vos clients peuvent obtenir des informations précises sur les produits et les stocks en permanence, puisque les modifications apportées à votre ERP sont reflétées en temps réel dans votre boutique en ligne.

Informatique

L’un des principaux avantages de l’intégration ERP est qu’une seule base de données doit être maintenue. Avec une base de données intégrée, le service informatique peut docnc :

De plus, depuis 2020, le marché du travail est devenu de plus en plus concurrentiel. Les travailleurs qualifiés sont plus difficiles à trouver, ce qui exerce plus de pression sur les employés actuels dans les services informatiques. En intégrant votre ERP, vous vous rapprochez d’une réduction de la quantité de main-d’œuvre IT nécessaire pour garder votre pile de technologie en bon état de marche.

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Types d’intégration ERP

Gestion de l’information produit (PIM)

La gestion de l’information sur les produits tout au long de la chaîne d’approvisionnement n’est pas une tâche facile. Mais elle peut être rendue plus efficace et simple avec un système de gestion de l’information produit. Un système de gestion de l’information produit (PIM) stocke et partage des informations sur les produits avec d’autres applications dans la pile technologique d’une organisation. Les systèmes PIM peuvent être intégrés à votre ERP, ainsi qu’à votre site e-commerce. Avoir un système PIM peut réduire les coûts et améliorer considérablement la logistique tout au long de votre chaîne d’approvisionnement. De plus, lorsque vous intégrez votre système PIM à votre ERP, vous bénéficiez de la disponibilité de toutes vos informations produits dans un seul système.

Gestion de la relation client (CRM)

L’intégration CRM-ERP permet de collecter et stocker les données clients en un seul endroit. Intégrer votre CRM et votre ERP est essentiel pour éviter les données en silo et les renseignements inexacts entre les deux systèmes. Les systèmes CRM et ERP peuvent contenir des informations similaires, ou identiques, par exemple, le nom et l’adresse e-mail d’un client. Lorsque vous intégrez les deux systèmes, vous n’avez plus besoin d’entrer ces renseignements séparément dans deux systèmes différents.

E-commerce

L’e-commerce ERP, ou e-commerce intégré à l’ERP, désigne — vous l’avez deviné — une intégration de votre ERP à votre portail de vente en ligne, l’e-commerce intégré garantit que toutes les données sont stockées et conservées dans une seule base de données (votre ERP). La connexion entre votre ERP et votre boutique en ligne fonctionne dans les deux sens : toute modification apportée à votre ERP sera reflétée dans votre boutique en ligne et toute modification apportée sur votre boutique en ligne sera reflétée dans votre ERP. Donc, peu importe où les changements sont apportés, vos renseignements seront toujours les mêmes dans les deux systèmes.

Les niveaux d’intégration varient en matière d’e-commerce ERP – le type d’intégration que vous choisissez dépend fortement des besoins de votre entreprise. Vous pouvez en apprendre plus sur les différents types d’intégration ERP dans la section suivante.

Marketplace en ligne

Une marketplace en ligne est un type de portail de vente en ligne qui met en relation les vendeurs avec des acheteurs potentiels. Aussi connues comme un marché électronique ou e-market, elles sont principalement utilisées par les entreprises pour atteindre des clients dans d’autres endroits que simplement leur propre boutique en ligne. Les exemples de marketplaces comprennent Amazon, eBay, Craigslist, Etsy, etc.

L’intégration d’une marketplace relie votre ERP aux bases de clients déjà existantes des marketplaces, améliorant ainsi le processus de gestion des commandes et le flux global d’informations entre la marketplace de votre choix et votre ERP, et vice versa.

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ERP et e-commerce : Comment les connecter ?

Il existe quatre différents types d’e-commerce que vous pouvez connecter à votre ERP.

1. Une intégration ERP native
2. Un logiciel de panier d’achats
3. Des connecteurs tiers
4. Une interface

Une intégration ERP native

Avec une intégration ERP native, la solution intègre votre plateforme e-commerce dans votre ERP, faisant de votre ERP et e-commerce un tout. Cette solution intègre des systèmes front-office et back-office pour fournir des données unifiées à la fois sur votre ERP et votre système e-commerce. Le principal avantage de l’e-commerce intégré à l’ERP est que tout changement apporté dans votre ERP sera reflété en temps réel dans votre boutique en ligne. Cela garantit une précision permanente sur toutes les données de la boutique en ligne. Cela signifie également moins de travail au sein de vos équipes internes, car elles n’ont besoin de maintenir qu’une seule base de données et d’apporter des changements à un seul système. Notre plateforme e-commerce, Sana Commerce Cloud, est un exemple de portail de vente en ligne intégré nativement à un ERP.

Un logiciel de panier d’achats

Un logiciel de panier d’achats est une solution e-commerce « classique », conçue pour des cas d’utilisation B2C moins complexes. Exemples de solutions de panier d’achat : BigCommerce, Shopify, WooCommerce et Adobe Commerce (anciennement Magento).

Des connecteurs tiers

Les connecteurs désignent une application tierce utilisée pour connecter une plateforme e-commerce à un système ERP. Ce type de connexion n’est pas intégré et les données ne sont donc pas synchronisées en temps réel entre votre boutique en ligne et ERP.

Une interface

Une solution e-commerce interfacée relie superficiellement votre site e-commerce à votre ERP. Une solution interfacée n’est pas intégrée dans votre ERP, mais plutôt au-dessus de votre ERP et nécessite toujours un connecteur afin de synchroniser les données entre votre ERP et portail en ligne. Tout comme pour les logiciels de panier d’achats et les connecteurs tiers, certaines données qui se trouvent déjà dans votre ERP doivent être recréées dans l’interface.

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Points clés